Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Платёжная ведомость. Форма Т-53». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предельный размер наличных расчетов в рамках одного договора тот же, что и прежде, – 100 000 руб. (в валюте РФ либо иностранной валюте, эквивалентной 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Только для коммерсантов
В отношении индивидуальных предпринимателей расширен перечень целей, на которые можно расходовать поступившую в их кассы наличность. В Указании ЦБ РФ от 07.10.2013 предусмотрена возможность тратить наличную выручку, поступившую в кассу индивидуального предпринимателя, на свои личные (потребительские) нужды без каких-либо ограничений. Впрочем, согласно нормам гражданского законодательства (ч. 1 ст. 861 ГК РФ) это не было запрещено и ранее, однако в Указании ЦБ РФ от 20.06.2007 такая возможность не была прописана.
- Текст документа и комментарий эксперта опубликованы в журнале «Акты и комментарии для бухгалтера», № 11, 2014.
- См. пункт 3 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013.
- Часть 1 ст. 4.5 КоАП РФ.
- Пункт 1.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, а также ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
- См. постановления ФАС ВВО от 30.11.2010 № А28-2959/2010, от 27.07.2010 № А28-1778/2010, ФАС ЦО от 05.12.2007 № А62-3931/2007, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.04.2011 № 18АП-2577/2011 по делу № А47-9689/2010 и др.
- Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы.
Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).
Расходоваться наличные деньги могут на выплату заработной платы, выдаваться сотрудникам под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.
Оформление кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
— № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
— № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
— № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
— № КО-4 «Кассовая книга»;
— № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
В кассовой книге учитываются все факты поступления и выдачи наличных денег предприятия.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Наряду с выдачей денег из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО, допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке.
При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.
Если деньги выдаются по расчетной (расчетно-платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.
Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно-платежной ведомости.
Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, кассир ставит штамп или делает пометку от руки: «Депонировано» и депонированные суммы сдаются в банк. На сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Как выдать денежные средства под отчет?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
-
назначение аванса;
- расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:
1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
-
на заработную плату;
-
на хозяйственные расходы;
-
на командировочные расходы;
-
на другие нужды.
Почему безналичная форма расчета лучше?
Мы все в большинстве своем получаем заработанные деньги на свои банковские карты и настолько привыкли к этому, что едва ли представляем себе какой-то другой формат оплаты труда в рамках сегодняшнего дня. Безналичная форма оправдала себя на все 100%. Во-первых, с точки зрения работника, отпадает прямая необходимость носить с собой крупные суммы денежных средств и переживать за то, «как бы сумку кто не украл». Во-вторых, с точки зрения работодателя, нет нужды заказывать в банке наличные деньги. В особенности это актуально для крупных предприятий, где зарплатный фонд исчисляется миллионами. В-третьих, ни на кого не надо возлагать так называемую «полную материальную ответственность», о которой шла речь в случае с кассиром или же с тем лицом, кому делегированы данные полномочия. В связи с этим, если у компании нет как таковой необходимости выплачивать своим работникам зарплату «на руки» в прямом смысле этого слова, рекомендуем придерживаться все-таки режима электронного перевода денежных средств.
Что если в ведомости обнаружены ошибки
Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.
По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.
Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.
В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.
Внимание! Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.
Правила заполнения формы Т-49
Заполнение документа возможно как в ручном режиме, так и в машинописной форме путем использования соответствующего программного обеспечения. Бланк Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Расчет заработной платы производится отдельно по каждому сотруднику. Сведения об отработанном времени переносятся из табелей. Начисления рассчитываются исходя из отработанного времени или выработки сотрудника. Сведения о причитающихся начислениях заполняются на основе данных:
- трудовых договоров (оклад, надбавка за квалификацию);
- положения об оплате труда и премировании работников;
- приказов о премировании.
После этого производится расчет удержаний по каждому работнику и рассчитывается подлежащая выплате сумма. На титульном листе указывается итоговая сумма, подлежащая выплате всем работникам. Руководителем (или иным уполномоченным лицом) делается запись о передаче документа для произведения выплат через кассу.
Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости
Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.
Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.
После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.
Требования к ведению кассовых операций
При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.
Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.
Самостоятельно учреждению необходимо определить:
-
размер лимита остатка наличности в кассе;
-
правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
-
периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.
Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:
-
исходя из объема поступлений:
Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.
-
исходя из объема расходов:
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
- отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
- сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
- уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Общие правила применения
Отличительные особенности заполнения и использования предусмотрены для бланков Т-49 и Т-53. Это обусловлено тем, что чиновники и контролеры уделяют особое внимание правильности ведения кассовых операций. Коими и являются операции по выдаче заработной платы из кассы.
Так, учитывайте следующие особенности:
- Суммы выплат не ограничены. В дни выдачи заработной платы в кассе учреждения может храниться любая сумма, независимо от утвержденного лимита остатка кассы. То есть излишки не нужно сдавать на расчетный счет в банке в конце рабочего дня.
- Зарплатная ведомость имеет ограниченный срок действия. Максимальный срок устанавливается руководством компании и не может быть больше 5 дней. Простыми словами, срок действия — это период, за который кассир обязан выдать зарплату сотрудникам. Если деньги в этот срок вручить невозможно (работник заболел, командирован), то они возвращаются в банк. В документе делается специальная отметка «депонировано».
- Факт получения должен быть подтвержден. Работник, получив деньги в кассе, должен пересчитать получку и поставить свою подпись в соответствующей графе ведомости. Именно подпись является подтверждением факта получения денег. Поэтому кассиру следует внимательно относиться к заполнению зарплатной ведомости. Если работник не поставит подпись в получении аванса или зарплаты, то кассира ждут неприятности.
- Выдача денег из кассы оформляется одним расходным кассовым ордером. То есть формировать РКО на каждого работника не нужно. В расходнике указывается общая сумма выплат. Выдача осуществляется на основании данных Т-53 или Т-49. Невыданные деньги возвращают в кассу с отметкой «депонированная заработная плата».
- Неполученную или депонированную зарплату можно выдать работнику только на основании его письменного заявления. Причем выдача производится не позднее следующего дня за днем получения заявления.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Особенности зарплатной документации
Законодатель утверждает, что выдача заработной платы должна быть своевременной, носить прозрачный характер независимо от того, каким образом происходит выплата денежных средств (наличные, безналичные расчеты).
Начисление и выдача заработка отображается в соответствующих бухгалтерских записях. Все проводки по обозначенным операциям возможны исключительно на основании зарплатной ведомости. Это унифицированный первичный документ, имеющий несколько разновидностей:
- Т-53, расчётная ведомость, демонстрирующая расчёт ежемесячного заработка по каждому отдельному наёмному служащему;
- Т-49, платёжно-расчётный документ, отображающий данные относительно расчёта и выплаты денежного вознаграждения при осуществлении наличных расчётов;
- Т-51, платёжно-расчётная ведомость, использующаяся при безналичном расчёте с наёмными работниками.
Заполняем платежную ведомость
На титульном листе, так же как и в расчетной ведомости, указывается название предприятия или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и код организации. Также на титульнике должен быть указан срок действия данного документа. Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, платежная ведомость действительна в течение пяти дней с момента ее подписания руководителем. Здесь же необходимо проставить общую сумму денежных средств по данной ведомости. Должна быть поставлена дата составления документа и его порядковый номер.
Далее, рассмотрим заполнение таблицы в платежной ведомости. В первом столбике указывается порядковый номер. Во втором — табельный номер сотрудника. В третьем столбике — фамилия, имя и отчество работника. Сумма денежных средств на каждого работника указывается цифрами в четвертом столбике (в последней строке должна быть подбита общая сумма). В пятом — роспись работника. Шестой столбик предназначен для внесения документа, нужного для расчета через кассу. Если он не нужен, то его просто перечеркивают.
Подписывать платежную ведомость должен руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Тонкости составления документации
Составление документа попадает под ответственность бухгалтера. Именно он отвечает за достоверность данных, указанных в ведомости, правильность её оформления.
После того, как все выплаты произведены, бухгалтер обязан подписать документ, подшить его и убрать на хранение. Ведомость представляет собой бумагу строгой отчетности, поэтому может стать предметом интереса со стороны уполномоченных государственных структур.
Законодатель выдвигает требование, по которому предприятие должно завести обособленный журнал учёта зарплатных ведомостей по форме Т-53а. Срок его действия – 12 месяцев, после чего документы подшиваются и передаются на архивное хранение.
Согласно действительным нормам, хранение осуществляется 5 лет. При этом законодатель выдвигает условие, при котором за обозначенный период уполномоченный чиновник обязан провести отчётную ревизию. Если этого не было сделано, период хранения вырастет до 75 лет.
Обязанность работодателя по хранению отчетной документации утверждена Письмом Минтруда №8389-ЮЛ от 27.11.2001 года. Если документ утерян, необходимо оформить приказ о созыве специальной комиссии для расследования, в которую обязательно включают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии и администрации.
Лица, ответственные за хранение будут обязаны написать объяснительные записки. После завершения следственных мероприятий составляется акт, в котором указывается причина утраты документа, ответственные лица, эффективные способы восстановления ведомости.
Получение копии состоит из нескольких действий:
- распечатка платежной ведомости с электронного носителя;
- проставление подписей должностных лиц;
- проставление подписей сотрудников, которые получили средства по ведомости.
Если заполнить все строки невозможно, их надлежит оставить пустыми, или указать формулировку «восстановить не удалось». На повторном документе обязательно должна стоять пометка «Дубликат».