Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли в трудовой писать гелевой ручкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Запись в трудовой какой ручкой
Она должна содержать:
- Ф И О владельца;
- дату рождения (в числовом выражении);
- уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, указанной в дипломе;
- дату открытия трудовой книжки;
- подпись сотрудника;
- подпись лица, заполнявшего документ;
- гербовую печать организации.
Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018: Сведения о работе Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:
- Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
- Дату приема на работу и других событий.
- Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения.
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Какой ручкой можно заполнять трудовую книжку
Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 — 6 настоящей Инструкции.Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна».Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил.
Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя.
Запись в трудовой какой ручкой
Она должна содержать:
- Ф И О владельца;
- дату рождения (в числовом выражении);
- уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, указанной в дипломе;
- дату открытия трудовой книжки;
- подпись сотрудника;
- подпись лица, заполнявшего документ;
- гербовую печать организации.
Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2018: Сведения о работе Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:
- Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
- Дату приема на работу и других событий.
- Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения.
Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?
Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:
- Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
- Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез. Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.
- Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.
Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.
Какими ручками и чернилами подписывать документы?
Действительно, почти на подсознательном уровне черный цвет проставленной личной подписи всегда одобрялся нашими руководителями и даже сейчас иногда считается более «статусным». Очень правильно специалисты служб делопроизводства возвращают руководство с «высот» на профессиональную «почву», обращая внимание на необходимость обеспечения правовой функции документа, его сохранности и использования в качестве доказательства.
Способы естественной (самой простой и дешевой) возможности отличить оригинал по внешним признакам от всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохраняют свою актуальность. Обычаем делового оборота остается способ, когда при черном машинописном или принтерном тексте документа синим цветом оформляются идентификационные реквизиты (дата, индекс и личный росчерк в реквизите «подпись»), что и обеспечивает внешние признаки оригинала.
Единой правовой нормы, относящейся к способам и средствам оформления официального управленческого документа на бумажной основе, на общегосударственном уровне не существует. В рамках своих зон ответственности государственные органы могут устанавливать свои ведомственные требования к оформлению реквизитов некоторых видов документов, что и делается в настоящее время прежде всего с позиций «износоустойчивости» чернил / цвета краски. А напрямую требования к цвету чернил, которые должны соблюдаться при оформлении документов, устанавливает, как известно, Банк России, но тоже по отношению к конкретным видам банковских документов – карточке образцов подписей и оттиска печати, чековым книжкам, векселям и ценным бумагам, существующим в документарной форме.
Дополнительные рекомендации
- Заполнение трудовой книжки должно быть аккуратным и разборчивым.
- При смене работы необходимо внести запись о переводе или увольнении.
- Если вам была выдана новая трудовая книжка, начните заполнение с раздела «Новый трудовой договор».
- Если трудовая книжка была утеряна или повреждена, необходимо восстановить ее или получить дубликат.
- При работе в удаленке также вносите записи в трудовую книжку.
- Все записи в трудовую книжку должны быть проведены в порядке, предусмотренном правилами заполнения.
- При заполнении трудовой книжки руководствуйтесь правилами, прописанными в «Регламенте о порядке ведения трудовых книжек в Российской Федерации».
Обращайте внимание на правильное заполнение трудовой книжки, следуйте требованиям и рекомендациям, чтобы избежать недоразумений и проблем при трудоустройстве и получении социальных гарантий.
Можно ли в трудовой книжке делать запись черной гелевой ручкой
Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше. На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день.
В каком порядке вносятся записи о работе
На следующей после титульной странице делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Сведения о работе оформляют так: сначала указывают название организации-работодателя, затем в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Затем указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Бумажная труднкнижка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Те, кто оформил ЭТК, получают у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения или же по требованию сотрудника.
Трудкнижка является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале учета движения ТК. В нем указывается номер и серия бумажного документа и сведения о работнике.
Можно ли писать в трудовой книжке гелиевой ручкой или с черной пастой?
Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.
На этой странице должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
- внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.
Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.
Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.
8 полезных советов, как оформлять книжки:
- В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
- Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
- Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
- Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
- Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
- Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
- Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
- Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.
Важно! Бланк имеет юридическую силу после заверения печатью компании. Но разрешается оформление без печати, если уставом закреплено, что на фирме печати нет.
Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».
При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Возникает противоречие. Как правильнее поступить?
Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.
По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».
Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».
«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.
При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».
При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.
Что делать, если заканчивается книжка
Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.
В нашей стране исторически сложилось так, что стандартом для заполнения официальных документов является ручка синего цвета. Именно такой цвет пасты считается наиболее «нейтральным» и приятным для визуального восприятия. Синей ручкой можно заполнять документы любого типа, и при этом быть спокойным, что записи не будут считаться недействительными. Обычно именно синюю ручку рекомендуют тем, кто не знает, какой ручкой заполняется трудовая книжка в соответствии со стандартами. Заполняя официальные бумаги цветной пастой, вы рискуете, что их могут забраковать.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.