Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Правила, применяемые при учете ГСМ
Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.
Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.
Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.
Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:
- Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
- Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.
Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.
Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?
А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.
Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.
Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.
О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.
***
ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.
Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.
Расходы на ГСМ при использовании личного авто
Если горюче-смазочные материалы закупаются для заправки личного автомобиля сотрудника, используемого в служебных целях, то их стоимость Минфин запрещает учитывать в расходах упрощенца (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58296).
Сотруднику в подобных случаях полагается компенсационная выплата, размер которой прописывается или в соответствующем соглашении, или в распорядительном документе руководителя. В пределах установленных норм она включается в расходы (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК), а всё, что сверх – при расчете налогооблагаемой базы не учитывается.
В качестве норм определены цифры из Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
- 1200 руб. и 1500 – для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) и свыше 2000 куб. см
- 600 руб. – для мотоциклов.
Данные значения применяются с 2003 года и ни разу не были пересмотрены в сторону увеличения, что совсем не выгодно для хозяйствующих субъектов, учитывая гигантский рост цен на топливо с того времени.
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Как списать гсм, если организация не ведет путевых листов
Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец. Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива. Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.
Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.
Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата. Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78.
Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.
Как списать гсм без путевых листов образец
Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.
Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа. Правила Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.
Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива.
Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».
Может ли ИП пользоваться личным автомобилем
У ИП на УСН с режимом «доходы минус расходы», использующего личный транспорт в бизнесе, часто возникает вопрос, можно ли включить в расходы покупку автомобиля. Можно, но при соблюдении определенных условий. ИП должен впоследствии доказать налоговым органам, что приобретал автомобиль для ведения предпринимательской деятельности, то есть для получения прибыли.
К примеру, ИП занимается грузоперевозками и купил газель для доставки груза. В данном случае автомобиль приобретен непосредственно для ведения бизнеса и используется для получения дохода. Стоимость такого транспортного средства ИП может отнести в расходы.
Когда ИП использует личный автомобиль для поездок в банк, налоговую или к поставщикам, стоимость транспортного средства в расходы отнести нельзя. По этому вопросу есть письмо Минфина — можно отнести автомобиль к основным средствам. А расходы по ГСМ в любом случае можно отнести к расходам ИП и их нужно учитывать.
ИП нужно документально оформить использование личного транспорта. Некоторые ИП оформляют договор аренды автомобиля без экипажа или в приказе пишут сумму компенсации за использование автомобиля — но в этом случае ИП оформляет документацию сам с собой, что некорректно.
Лучше издать приказ или решение, в котором ИП пропишет перечень имущества, используемого для ведения предпринимательской деятельности. Таким имуществом может быть компьютер или принтер. В этот перечень можно включить и автомобиль. Тогда все затраты, связанные с данным имуществом, вы сможете отнести в статью расходов ИП.
Правила, применяемые при учете ГСМ
Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.
Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.
Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».
В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.
В его обязанности входит ведение первичных материалов:
- заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
- получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
- принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
- составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
- обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.
ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.
Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.
Азы бухгалтерского учета
В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению для учета ГСМ предназначен счет 10-3 «Топливо». При этом следует помнить, что в момент выдачи топлива водителю (заправки в бак автомобиля) стоимость ГСМ со счета 10-3 в себестоимость товаров, работ, услуг (в дебет счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44) не списывается, движение отражается только на субсчетах внутри счета 10-3 «Топливо». Причем в данном случае не важно, имеется у предприятия собственный склад ГСМ или производится заправка на АЗС по талонам, картам либо за наличный расчет. Как правило, для учета топлива используются следующие субсчета:
- 10-3-1 «Топливо на складах»;
- 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств»;
- 10-3-3 «Топливо по талонам».
Внутри каждого из них организуется обособленный учет по видам ГСМ и материально ответственным лицам.
Стоимость полученного водителями топлива отражается по дебету счета 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств» и числится за ними (находится под отчетом у водителей) до момента представления, проверки и обработки путевого листа. Если нарушений в нем не выявлено, стоимость топлива списывается в затраты производства проводкой: Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств».
Какую сумму можно списать на затраты этой проводкой — стоимость фактически израсходованного топлива или расхода по норме? Очевидно, что возможны три варианта ответа на поставленный вопрос:
- списываем по факту;
- списываем по норме;
- все зависит от конкретной ситуации.
Полагаем, что каждый из читателей ответил на данный вопрос правильно, и тем не менее (для начинающих бухгалтеров) дадим краткие пояснения. Списание ГСМ по факту (сколько выдали водителю, столько и включили в затраты) чревато негативными последствиями: отсутствие контроля со стороны предприятия некоторые водители могут использовать в корыстных целях, необоснованный перерасход топлива приведет к завышению расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Списание ГСМ по норме при наличии отклонений по сравнению с фактическим расходом также приведет к отрицательным результатам: если фактический расход меньше нормативного, то затраты организации будут завышены, в противном случае в учете (по дебету счета 10-3-2) за водителем будет числиться остаток топлива, который фактически в баке автомобиля отсутствует. Напомним, что наличие остатка неизрасходованного топлива, залитого в баки автомобилей, может быть проконтролировано путем снятия остатков с оформлением соответствующего акта.
Прежде всего отметим, что при отсутствии путевых листов организации не следует рассчитывать на благосклонность арбитров, решение ИФНС о начислении недоимки по налогу на прибыль будет признано обоснованным (см., например, Постановления ФАС ДВО от 19.09.2007 N Ф03-А73/07-2/3601 и ФАС ЗСО от 31.10.2007 N Ф04-7601/2007(39901-А27-40), Ф04-7601/2007(36736-А27-40)).
Рассматривая аналогичный спор, ФАС ПО заострил внимание на том, что на предприятии наряду с первичными документами должны быть утверждены применяемые нормы расхода ГСМ (Постановление от 24.01.2008 N А55-5874/07-53).
Вместе с тем если фирма не пренебрегает требованиями к составлению документов, подтверждающих расходы на ГСМ, то претензии налоговых инспекторов ей не страшны. Так, сначала Арбитражный суд г. Москвы (Решение от 22.12.2006 N А40-69877/06-141-403), затем Девятый арбитражный апелляционный суд (Постановление от 05.03.2007 N 09АП-1785/2007-АК) и наконец ФАС МО (Постановление от 25.06.2007 N КА-А40/5166-07) защитили организацию от необоснованных претензий налоговиков, указав, что:
- типовая форма путевого листа не обязательна для предприятия, поскольку оно не является автотранспортной организацией (при этом арбитры обратили внимание инспекторов на то, что этой же позиции придерживается и Минфин );
- на предприятии имеются приказы генерального директора «Об использовании служебного автотранспорта» и «Об утверждении норм расхода ГСМ» (учитывающие особенности эксплуатации в летние и зимние месяцы);
- в путевых листах присутствуют все данные для определения произведенных затрат на ГСМ (пробег автомобиля, расход горючего, остатки горючего в баке автомобиля при выезде и возвращении);
- путевые листы выписываются на каждый день работы автомашин;
- работники, эксплуатирующие автомобили, заполняют авансовые отчеты, которые подтверждают приобретение топлива;
- по завершении каждого месяца производится списание израсходованных ГСМ, удостоверяемое актами списания.
Личный автомобиль используется в производственных целях: как учесть топливо
В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание одометра и еще раз зафиксировать в путевом листе.
После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию. Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму.
В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании. При использовании этого метода надо учесть две важных детали.
Первая — продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода.
Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером. Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант — выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы.
Учет оплаты топлива для личных автомобилей сотрудников
В конце «рабочего» периода нужно снова снять показание спидометра и еще раз зафиксировать в путевом листе.
После чего сотрудник должен сдать путевой лист в бухгалтерию. Далее бухгалтер высчитывает, сколько километров проехал автомобиль в течение «рабочего» периода, и полученную цифру умножает на установленную норму. В итоге получается количество топлива, израсходованного на нужды компании.
При использовании этого метода надо учесть две важных детали. Первая – продумать и закрепить в приказе или распоряжении директора, какие моменты времени являются началом и окончанием «рабочего» периода. Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.
Но тогда дорога из дома до офиса и обратно будет считаться служебной поездкой. Возможен и другой вариант – выписывать путевые листы ежедневно, и не учитывать в них перемещение от работы до дома и от дома до работы.
Личное авто в служебных целях: как не остаться в минусе
Для мотоциклов Постановлением предусмотрен предел компенсации в 600 рублей.
То есть вне зависимости от суммы, о которой договорятся работник и работодатель, часть компенсации, превышающая этот лимит, в налоговых расходах не участвует. Не следует забывать также и о требовании статьи 252 Налогового кодекса, которое распространяется и на «упрощенцев»: налоговыми расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, направленные на получение дохода.
Последнее не вызывает сомнений у налоговиков, если работа сотрудника действительно связана с постоянными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. К «бумажной» стороне вопроса инспекторы, как правило, более придирчивы. Так что сам факт назначения компенсации за использование личного транспорта, а также ее размер должны быть зафиксированы в приказе руководителя организации.
Сотрудник в свою очередь должен предоставить копию технического паспорта транспортного средства.