Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Состав командировочных расходов
Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:
- Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
- Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
- Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
- Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
- Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
| Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
| Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
| Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
| Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
| Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
Отчетные документы при заказе услуг работодателем
В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.
Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.
Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.
Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.
Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.
Работодатель, организация или ИП, должен возместить сотруднику расходы на наём жилого помещения в командировках по России и за рубежом. Это указано в ст. 168 ТК РФ и п. 11, 14, 21 Положения о командировках №749.
Перед поездкой работнику выдают аванс на оплату командировочных расходов. Сумму командировочных, включая траты на проживание, считают по нормативам, которые установлены коллективным договором, локальным нормативным актом либо законодательством на федеральном или местном уровне.
Например, коммерческим организациям можно отталкиваться от суммы, которая не подлежит обложению НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ: 700 рублей в день на проживание в командировке по России и 2500 рублей в день за рубежом.
Однако это не нормативы расходов, а только та часть, которая не облагается налогом. На практике компании имеют право тратить на проживание и большие суммы.
Нормы расходов для государственных служащих, работников бюджетных учреждений и внебюджетных фондов прописаны в постановлениях правительства РФ, нормативных актах регионов, органов местного самоуправления. Например, для федеральных гражданских служащих есть ограничения по размеру помещения: руководителям возмещается стоимость двухкомнатного номера, другим служащим — стоимость однокомнатного номера.
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о расходах. Если он потратил меньше денег, то возвращает неиспользованный аванс. Если фактические командировочные расходы превышают выданный аванс, сотруднику возмещают разницу, при условии, что траты были обоснованы.
Расходы, не подтверждённые документами, работодатель удерживает из зарплаты командированного.
При необходимости работник может снять гостиницу и в однодневной командировке, если, к примеру, ему негде провести время до вылета. Положение о командировках № 749 этого не запрещает. Эти затраты компенсируются при условии согласования их с работодателем, в соответствии со ст. 168 ТК РФ.
Какими документами подтвердить проживание в гостинице
Налоговый кодекс РФ не содержит окончательного перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на жильё в командировке. Это верно и в отношении проживания в гостинице. Чтобы затраты признали экономически обоснованными, документы должны позволять идентифицировать их как командировочные расходы.
Должно быть понятно, кто и когда жил в гостинице, какая сумма заплачена за жильё и дополнительные услуги.
Перечислим документы, которые подтверждают проживание в отеле.
Договор. Отели оказывают услуги на основании письменного договора. Согласно п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг, в нём должны быть следующие сведения:
- юридические реквизиты владельца гостиницы,
- ФИО гостя и его паспортные данные,
- вид, категория, адрес гостиницы, номер,
- цена и количество номеров,
- период проживания в гостинице,
- дата и время заезда и отъезда.
Но чаще всего гостиницу бронируют в интернете, и в этом случае письменный договор не составляется. Обычно на сайте отеля или сервиса бронирования жилья есть публичная оферта, которая содержит условия бронирования. Оплата номера и согласие с условиями оферты равносильны заключению письменного договора по п.
Отчетные документы за проживание в гостинице
Согласно п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085), гостиница выдает документ, подтверждающий оплату проживания: бланк строгой отчетности (БСО) или чек ККМ.
НДС, выделенный в гостиничном счете, можно принять к вычету без счета-фактуры. Так разъяснено в письме Минфина от 26.02.2020 № 03-07-09/13555.
Если работник привез из командировки счет гостиницы, в котором выделено отдельной строкой питание, то данные расходы принять в целях налогового учета нельзя. А стоимость питания надо обложить НДФЛ и страховыми взносами согласно подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичную позицию занимает Минфин (письмо от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).
Предоставленные вместе с авансовым отчетом документы должны содержать информацию не только о размере фактически оплаченных сумм, но и информацию, позволяющую однозначно подтвердить наименование оплаченной услуги (письмо ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756).
Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета
Помимо того, возможна ситуация, когда работодатель готов оплачивать своим сотрудникам номера в комфортабельном отеле, а самого работника вполне устраивает гостиница эконом-класса. Гостиничный чек можно оформить на подобное дорогостоящее заведение, а разницу в тратах потратить на различные личные нужды.
Услуги изготовления гостиничных чеков представляются специализированными компаниями, поэтому ответом на вопрос, где сделать чеки из гостиницы, зачастую становятся именно они. Помимо попытки экономии, подобные услуги могут быть весьма кстати при утере необходимых для отчета финансовых документов. В оформляемых подобным образом бланках будет указан весь перечень обязательных реквизитов, документация будет иметь необходимые подписи ответственных лиц, подтверждение оригинальной печатью, а также сопровождаться фискальным кассовым чеком.
Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.
При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.
Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения. Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.
Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.
Компенсация оплаты найма жилья в командировке
Находясь в рабочей поездке, сотрудник может воспользоваться арендой квартиры. При этом у него должен быть документ, подтверждающий понесенные расходы. В таком случае, между руководителем компании и командируемым необходимо достижение соглашения о найме жилья в командировке непосредственно у хозяина квартиры.
Письмом Минфина России от 05.12.2011г. №03-03-061802 определено, что компенсация работнику оплаты арендованной недвижимости, в том числе, сумма коммунальных платежей в жилом объекте, нанятого на период командирования, входят в состав расходов по найму жилья
Если такие траты не имеют документального удостоверения, то выплаты не облагаются НДФЛ только в размере:
- Поездка по России – 700 руб. в день,
- Заграничная поездка – 2500 руб. в день.
Важно запомнить, что оплачиваются расходы за проживание, понесенные в командировке, только после того, как сотрудник сможет их подтвердить. В противном случае, возможно взыскание с них налога на прибыль.
Наилучший вариант – это договоренность с принимающей стороной касательно различных моментов командировки, не исключая и проживание работника. Но это происходит крайне редко, когда речь идет о крупных продолжительных контрактах или выезда за границу.
Помните: чаще всего командированному лицу необходимо самостоятельно искать себе возможность временного проживания. Первое, что сразу приходит на ум — это номер в гостинице. Прекрасный вариант, как для сотрудника, которому не придется заниматься хозяйственными нуждами, но и для руководителя предприятия, потому что в администрации отеля существуют услуги по предоставлению официальных документов.
Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:
- Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);
- Расходы на питание;
- Издержки от пользования общественным транспортом;
- Траты на телефонную и почтовую связь;
- Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.
Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.
К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:
- Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
- Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
- Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
- Фискальные чеки с АЗС;
- Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.
Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы, например:
- Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;
- Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.
Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.
Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.
Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.
Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации. Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:
- Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;
- Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;
- Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;
- Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).
Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:
- Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);
- Расходы на питание;
- Издержки от пользования общественным транспортом;
- Траты на телефонную и почтовую связь;
- Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.
Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.
К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:
- Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
- Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
- Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
- Фискальные чеки с АЗС;
- Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.
Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы, например:
- Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;
- Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.
Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.
Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.
Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.
Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации. Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:
- Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;
- Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;
- Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;
- Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).