Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация документов: цели, формы, порядок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
- сводки и информация, присланные для сведения;
- копии приказов руководителя по основной деятельности;
- копии распорядительных документов вышестоящей организации;
- формы статистической отчетности;
- графики, наряды, заявки;
- прейскуранты, прайс-листы,
- технические условия;
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
- учебные планы, программы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
- корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
Регистрация документов
Введение
Регистрация документов — важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации — придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
1. Назначение и задачи регистрации документов
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно — документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы. [2]
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.
Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.
Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно — поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно — справочной работы по документам. [4]
2. Общие правила регистрации документов
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
дата получения;
входящий № (индекс);
дата документа;
индекс документа;
регистрационный номер документа;
автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
заголовок (о чем документ);
резолюция;
срок исполнения;
исполнитель (кто с ним работает);
ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
номер дела (куда документ помещен после исполнения); [10]
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.
Примерный список нерегистрируемых документов
1. Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.
2. Формы регистрации документов:
• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• контракты (договоры) коммерческие;
• документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 — номер дела по номенклатуре.
4. Виды регистрации:
•журнальная;
• карточная;
• компьютерная.
Журнальная регистрациянаиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:
• номер документа;
• дата документа;
• дата поступления;
• автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;
• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;
• количество листов документа;
• резолюция;
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела (папки);
• имя файла;
• примечание.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- · рекламные письма;
- · поздравительные письма и телеграммы;
- · приглашения;
- · программы семинаров, совещаний и конференций;
- · печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- · пакеты с пометкой «лично»;
- · копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- · информационные материалы. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. — М., 2006. — Пункт 4.1.8.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
- Инструкции
- Положения
- Регламенты
- Приказы по основной деятельности
- Распоряжения (указания)
- Планы
- Графики
- Отчеты
- Протоколы
- Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.
- на входящих (кроме приложений к ним);
- на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
- на внутренних и приложениях к ним.
- поздравительные письма и телеграммы;
- документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
- документы, не требующие исполнения и ответа;
- малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
- письма с пометкой ллично».
- порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).
- С указанием на исполнителя.
- Содержательной части
- Корреспондентских данных
- Разновидности деловых бумаг
- Даты
- Регистрационного номера.
Передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
Структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
Учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?
В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:
Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.
Ситуация, подобная холдингам, наблюдается и органах гос. власти. Например, органы исполнительной власти области или федеральное министерство и его территориальные отделения с точки зрения документооборота отдельные самостоятельные хозяйственные единицы. Даже если они работают в одной информационной системе, учет документов – разный.
Частично эта бюрократизация сейчас тоже снижается за счет единых информационных систем. Например, СМЭВ в рамках административных регламентов позволяет отправлять/получать «информацию» между госорганами с минимум делопроизводственных операций.
В некоторых организациях служба ДОУ регистрирует специализированную документацию. Например, входящие и исходящие счета, счета-фактуры и накладные, несмотря на то, что они в обязательном порядке регистрируются в бухгалтерии. На службу ДОУ может быть возложено отслеживание местонахождения бумажных экземпляров, которые передаются по подразделениям, а бухгалтерия отказывается брать на себя эту функцию.
Прежде чем обязывать службу ДОУ регистрировать специализированную документацию, нужно проанализировать:
● подлежит ли специализированная документация регистрации в другом подразделении;
● каков ее объем;
● частота возникновения задач по контролю местонахождения документа или исполнением связанных поручений, и соответственно целесообразность регистрации специализированной документации в службе ДОУ.
Конечно, документ желательно регистрировать один раз. Но при этом необходимо обеспечить учет его движения внутри организации.
При журнальной или картотечной форме регистрации информацию о движении документа заносят соответственно в журнал или в регистрационную карточку.
Регистрация документов организации – это фиксация их образования или поступления посредством нанесения индекса и указания определенных данных в специальных формах. К индексу относится номер по порядку, дополняемый иными номенклатурными индексами, классификаторами и прочими составляющими. Части индекса, которые следуют друг за другом, отделяются косой чертой.
В организации бумажной работы основное место принадлежит процессу регистрации. Только при хорошо налаженных операциях, следующих одна за другой, легко решаются задачи оперативного управления. Для этого делопроизводители должны предоставлять любые документы в короткие сроки, как внутренние, так и те, которые получены от других компаний.
При регистрации документов организации в специальных формах указываются самые важные факты, в том числе период создания, отправки или получения. Таким образом, документ приобретает юридическую силу. До этого момента он считается как бы не существующим. То есть, организация не отвечает за его сохранение, также как и за получение.
Бумажный или электронный журнал?
Еще в очень многих компаниях, особенно в регионах входящая корреспонденция продолжает регистрироваться на бумажных носителях – в больших тетрадях. При небольших объемах информации такой способ можно назвать вполне приемлемым. Но, если документации очень много, тогда начинают возникать сложности, во-первых, с большими затратами времени на его ведение, во-вторых, с использованием зафиксированной в журнале информации.
Поэтому все больше компании переводят свой документооборот в автоматический режим электронной фиксации корреспонденции.
Для ведения электронного журнала можно использовать специальные программы или стандартные продукты Word и Excel. Но в любом случае ощутить превосходство использования автоматизированной фиксации писем по сравнению с ручной можно моментально. В электронных журналах не возникает сложности с поисками нужного письма, легко и удобно сортировать по любому запросу, можно вставлять ссылки и писать сколько угодно данных. Воспользоваться информацией с журнала в случае необходимости могут все сотрудники компании, но в то же время вносит какие-то коррективы и новые записи может только ответственный за это дело специалист (секретарь, делопроизводитель).
Иногда на предприятиях может быть использован комбинированный вариант регистрации входящих писем, когда одновременно ведутся и бумажный, и электронный журнал. Такой вариант наиболее подходит, когда речь идет об особо важной документации, чтобы перестраховаться: основным инструментов для работы является электронный носитель, а бумажный выполняет роль резервной копии.
Документы для регистрации
Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:
На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.
Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:
Как присваивать документам номера
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:
О графах журнала регистрации
В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:
Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.
Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:
- Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
- Второй символ изображает номер самого журнала.
- Последним стоит порядковый номер по документу.
Для разделения цифр используют косую черту или тире.
Перечень документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.
- Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).
- Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.
- Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
- Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).
- Заявки (на оборудование и т. д.).
- Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).
- Командировочные и другие служебные удостоверения.
- Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
- Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
- Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
- Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).
- Свидетельства об открытии представительств.
- Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).
- Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.
- Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
- Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).
- Характеристики.
- Штатные расписания и изменения к ним.
Системы регистрации документов
Регистрация документов может осуществляться централизованно и децентрализовано. Наиболее рациональной является централизованная система регистрации документов, когда документы регистрируются в одном месте — службе делопроизводства.
Применение децентрализованной системы регистрации документов в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения.
На практике наиболее распространенной является смешанная (комбинированная) система регистрации документов: документы, полученные от органов высшего уровня, и документы на имя руководства, распорядительные документы и переписка за подписью руководства регистрируются в службе делопроизводства, другие документы по направлениям деятельности структурных подразделений — в этих структурных подразделениях. Например, приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе, бухгалтерскую документацию — в бухгалтерию, документацию по обучению в учебной части; переписка в адрес структурных подразделений может регистрироваться в соответствующих структурных подразделениях.
Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на общедоступных регистрационных данных, обычно с соблюдением всех положений о конфиденциальности информации.
Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости.
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами — это их учет, который обеспечивается регистрацией.
На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его.
Регистрация документа — это запись данных о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.