Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при загранкомандировках». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Финансовое обеспечение расходов
Комментируемым постановлением определено, что финансовое обеспечение расходов, связанных с его реализацией, осуществляется:
-
в отношении федеральных государственных органов, подведомственных им организаций и учреждений – за счет и в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующим федеральным государственным органам в федеральном бюджете на соответствующий финансовый год;
-
в отношении иных организаций, работники которых принимают непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, – за счет средств соответствующих организаций.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Суточные расходы в командировке
Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Однако некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Так, например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
Отметим, что ст. 168 Трудового кодекса «Командировки» оплату (ее размеры) не ограничивает. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2021 году».
Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.
Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:
- на проезд;
- на проживание (аренду жилья);
- суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
- некоторые другие расходы – например, визы, страховки.
Как оплачиваются выходные в командировке?
Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.
Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.
Что считается командировочными расходами
Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.
Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:
- затраты на аренду жилого помещения;
- траты на проезд;
- средний заработок за дни поездки;
- иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
- дополнительные траты, связанные с проживанием.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.
Суточные в иностранной валюте
Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточными называют дополнительные расходы человека, во время его служебных поездок в другой город. Расходы, связанные с оплатой еды, жилья и так далее, поэтому работодатель обязан возмещать сотруднику все его траты за каждый день служебной поездки – командировки.
В том случае, если командировка выпадает на выходные дни (время в пути в этот момент также считается командировочной поездкой) работодатель оплачивает работу в повышенном размере.
Российское законодательство не предусматривает четких норм для оплаты суточных раскладов, поэтому каждый работодатель самостоятельно вправе решать, сколько платить своему сотруднику. Обычно размер командировочных фиксируется внутренними документами, к примеру, во внутреннем положении организации о командировках.
Зачем нужны подтверждающие документы
Документы, подтверждающие срок пребывания работника в командировке, нужны:
- работнику, чтобы он смог получить компенсацию произведенных в командировке расходов, а также для расчета суточных;
- компании, чтобы отразить такие расходы в бухгалтерском учете и учесть при расчете налогов.
Поэтому процесс отправки работника в командировку строго регламентирован.
Работодатель отправляет работника в командировку на основании приказа. Приказ компании составляют в свободной форме или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывают:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки);
- кто финансирует поездку (работодатель).
По возвращению из командировки работник должен представить руководителю отчет о произведенных расходах.
Для этого нужно:
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчет;
- если сотрудник потерял какой-либо чек, билет или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Расчет суточных при загранкомандировках в 2022 году зависит от количества дней, проведенных работником за пределами России.
Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при выезде из РФ за день пересечения госграницы суточные выплачивают в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом;
- при въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачивают в рублях как за дни нахождения на территории РФ;
- если работник направлен в командировку на территорию 2-х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.
Однако компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных на 2021 год.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Нормы суточных командировочных расходов
В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства».
Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно.
Норма суточных командировочных расходов в 2020 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2020 году не применяется для коммерческих юридических лиц.
Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.
Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2020 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов…» и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.