Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Охрана труда на предприятии: документы и их учет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какие ЛНА по охране труда проверяют при проверках охраны труда, зависит от цели проверки. Вполне вероятно, что инспектор по труду сосредоточиться на журналах учета несчастных случаев, актах расследования, карточках выдачи спецодежды, паспортизации условий труда и инструктажах. Специалисты по электрохозяйству, грузоподъемному оборудованию или котлонадзору будут проверять «свои» документы. Поэтому лучший способ обезопасить работников, защитить работодателя и себя от ответственности – это правильно организовать документооборот службы ОТ и ежедневно работать строго по требованиям отечественного законодательства. Если так получилось, что проверка на носу, а новоназначенный специалист только начинает организовывать охрану труда, лучше начинать с оформления документации непосредственно по работе службы ОТ, обучения и выдачи спецодежды, СИЗ.
Виды аудита по охране труда
Аудит требований охраны труда может быть внутренним и внешним. Внутренний аудит по охране труда проводится уполномоченными работниками самой организации. Внешний аудит по охране труда проводится с привлечением сторонних специализированных организаций.
Основной задачей внешнего аудита является оценка эффективности работы системы управления охраной труда (СУОТ), а также выявление реального состояния дел по охране труда на предприятии.
Очень часто организация работы по ОТ сводится к формальному и неполному документообороту. В то время как грамотная организация работы по охране труда на предприятии обеспечивает безопасные условия труда, минимизацию расходов и отсутствие претензий со стороны контролирующих органов.
Как провести аудит по охране труда
При проведении аудита с привлечением специализированной компании чаще всего используются чек-листы, в которых учтен опыт компании-аудитора и передовой опыт предприятий в конкретной отрасли. Как правило, для лучшей и разносторонней оценки одновременно используется несколько методик. Это позволяет учитывать специфику предприятия, методические подходы к охране труда, финансовые возможности и квалификационный уровень работников. 10-летний опыт специалистов компании ЭкоПромЦентр позволяет провести работы по охране труда качественно и в соответствии с требованиями законодательства.
Компания ООО «ЭкоПромЦентр» внесена в реестр аккредитованных организаций под номером 4123. На данном основании компания имеет право осуществлять функции службы охраны труда или специалиста по охране труда для работодателей, с численностью работников до 50 человек.
Готовые отраслевые комплекты документов по охране труда
Подготовка базового набора документов по ОТ даст вам уверенность в успешном прохождении проверок контролирующих органов без стрессов и штрафов (так, например, при отсутствии надлежащим образом оформленной процедуры выдачи защитных средств на организацию могут наложить штраф до 150.000р)
В составе базового комплекта вы получите:
- Комплект Приказов по организации охраны труда
- Положения и схемы для организации обучения
- Все необходимые журналы для вашего профиля деятельности
- Типовые инструкции по профессиям и по видам работ
- Документы по организации и проведению медицинских осмотров
- Положение о СУОТ
Аудит охраны труда с выездом на объект
Очный аудит позволяет получить оценку состояния охраны труда на рабочих местах и консультации экспертов-аудиторов
Что входит в аудит с выездом на объект?
- Полный анализ системы управления охраной труда
- Оценка ведения документации по охране труда на момент проверки. Включает ссылки на конкретные нормы законодательства, описание несоответствий, выписки из нормативно-правовых актов
- Оценка рисков по каждому выявленному нарушению
- Оценка ведения документации
- План исправлений выявленных нарушений
- Оценка состояния охраны труда в организации и соблюдения сотрудниками норм охраны труда
- Аналитический отчет о культуре безопасности в организации
Цели аудита по охране труда
Цели аудита по охране труда, это в первую очередь, понять СОТу свои недоработки, чтобы в дальнейшем не допускать их. Во вторую, поставить в известность руководителя о нарушениях, которые можно или невозможно устранить здесь и сейчас.
Например, из-за недостатка финансирования не выполнен график выдачи спецодежды, или не укомплектовали аптечки лекарствами. Скрывать ничего не нужно, особенно если ранее вы писали об этом служебные записки руководству. Не подставляйте своего директора.
В конце концов, если в случившемся нет вашей вины, бояться нечего. А даже если и есть какая-то недоработка, все равно это всплывет наружу. Лучше уж во время аудита все выявить, а не перед проверкой, или во время ее проведения.
Также цели мероприятия:
- Проверка соответствия охраны труда в организации трудовому законодательству и нормативным требованиям.
- Выявление “слабых мест” и нарушений требований охраны труда, ошибок и недочетов в ведении документации и организации работы.
- Определение причин имеющихся нарушений.
- Прогнозирование вероятных рисков для компании в случае не устранения замечаний.
- Выработка предложений и мероприятий по устранению нарушений и предотвращению возможных негативных последствий (травматизм).
- Разработка плана мероприятий по устранению нарушений.
Для больших компаний аудит по охране труда – это обязательная мера, потому как сложно за всем уследить и она дополнительно позволяет контролировать это направление деятельности. А комплексная оценка нужна, в первую очередь самому руководителю компании.
Документы по обучению
Один из часто задаваемых вопросов, какие документы нужны по охране труда для проведения обучения? Отвечаем. В список входят:
- приказ о проведении обучения и проверке знаний по охране труда работников;
- приказ о создании комиссии по проверке знаний охраны труда и безопасных методов работы — в комиссии должно быть не менее 3 человек;
- программы обучения по охране труда с учетом особенностей профессий, должностей и выполняемых сотрудниками работ;
- графики проведения обучения и проверки знаний по его итогам;
- итоговые протоколы проверки знаний охраны труда;
- удостоверения утвержденного образца о проверке знаний охраны труда.
Чтобы провести аудит охраны труда на предприятии, необходимо в первую очередь составить перечень проверяемых объектов. Аудит может быть как целевым (когда анализируется только один объект системы), так и комплексным (когда изучается функционирование СУОТ в целом).
Аудиту СУОТ подвергаются следующие направления:
- Функционирование предприятия. В этом случае выполняется комплексный анализ состояния СУОТ на производстве, для чего осуществляются:
- проверка документов на эксплуатируемое оборудование, в том числе наличие сертификатов на используемые средства индивидуальной защиты;
- сбор сведений об экипировке персонала рабочей формой и обувью, обладающей определенными защитными характеристиками, а также очищающими и дезинфицирующими средствами;
- проверка существующих инструкций по технике безопасности.
- Эффективность мероприятий по охране труда. При этом исследуется:
- риск получения работниками травм и профессиональных заболеваний;
- статистика несчастных случаев.
- Работа с персоналом. В ходе исследований проводятся:
- тестирование работников предприятия с целью определения уровня их знаний в области техники безопасности;
- оценка степени исполнения ими требований инструкций по охране труда.
Перечень документов по охране труда
В организации по охране труда должны заполняться следующие документы:
-
приказ о создании службы охраны труда;
-
положение о службе охраны труда;
-
должностные инструкции работников;
-
комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;
-
перечень инструкций по охране труда по должностям, профессиям или видам работ;
-
инструкции по охране труда;
-
журнал учета инструкций по охране труда и журнал учета выдачи инструкций по охране труда;
-
журнал регистрации вводного инструктажа, программа вводного инструктажа.
-
протоколы проверки знаний рабочих по безопасности труда, удостоверения, журналы регистрации протоколов и удостоверений;
-
личные карточки учета выдаваемых СИЗ;
-
журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
-
сведения о прохождении медицинских осмотров работников;
-
материалы по специальной оценке условий труда;
-
другие.
Как подготовить документы по охране труда?
- документы, отражающие организационные мероприятия по обеспечению пожарной безопасности;
- журнал эксплуатации систем противопожарной защиты с приложениями;
- предписания об устранении нарушений требований пожарной безопасности надзорных органов МЧС России или акты проверки в случае отсутствия нарушений требований пожарной безопасности.
По пожарной безопасности блоки документов, которые нужно подготовить, это:
- документы, отражающие организационные мероприятия по обеспечению пожарной безопасности, т.е. это различные приказы, инструкции и т.д.;
- основной журнал систем противопожарной защиты с приложениями соответствующих документов;
- и предписания об устранении нарушений требований пожарной безопасности, т.е. либо какие-то акты, либо предписания о том, что у вас нарушения отсутствуют.
Ответы на часто задаваемые вопросы
- Какие документы можно уничтожить?
Чтобы принять решение об уничтожении документа, необходимо руководствоваться сроком хранения. Если он подошел к концу, то бумагу можно уничтожить.
Постоянные или временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от ценности бумаг.
- Как разработать инструкцию по охране труда?
Под инструкцией по охране труда принято подразумевать локальный нормативный акт, который содержит требования по безопасному выполнению трудовых обязанностей для работников. Считается, что ИОТ должна быть составлена на каждую должность, имеющуюся в штатном расписании.
Инструкция по ОТ бывает нескольких видов:
- По профессии или должности. Работодатель разрабатывает локальный нормативный акт по позициям, которые есть в штатном расписании. Если сотрудники выполняют схожие трудовые обязанности, а для их рабочих мест характерно влияние вредных и опасных производственных факторов, то можно издать один документ для аналогичных должностей.
- По виду выполняемых работ. В этом случае составляется инструкция с требованиями безопасности при выполнении конкретного вида деятельности. В качестве примера можно привести ИОТ при работе с бензопилой.
- По направлению деятельности. Организация разрабатывает документ для аналогичных условий труда, действие которого может распространяться на представителей разных профессий.
В инструкции в обязательном порядке должны содержаться следующие сведения:
- наименование компании;
- наименование и регистрационный номер документа;
- город издания;
- для кого разрабатывается ИОТ;
- порядок пересмотра, изменения ИОТ;
- список документов, которыми руководствовались при разработке ИОТ;
- общие требования охраны труда;
- требования ОТ, которые нужно соблюдать при выполнении трудовых обязанностей;
- требования ОТ, которые нужно выполнить при возникновении аварии;
- требования ОТ по окончании работ;
- приложения;
- лист согласования (например, перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых сотрудникам);
- лист ознакомления сотрудников.
Форма ИОТ не утверждена на законодательном уровне. Это значит, что работодатель можно включать в нее дополнительные требования безопасности, если они не противоречат положениям действующих нормативно-правовых актов.
Внимание! Скачать образец ИОТ можно бесплатно из интернета.
- Что включает номенклатура дел в образовательных учреждениях (детские сады, школы)?
Перечислим:
- приказы по охране труда (5 лет);
- инструкции по ОТ (один год);
- журнал ознакомления с инструкциями по ОТ (5 лет);
- журнал учета проведения первичного инструктажа по ОТ (5 лет);
- журнал проведения проверок знаний ОТ (5 лет);
- протоколы комиссий по проведению проверки знаний ОТ (5 лет);
- документы по обучению и проверке знаний по ОТ (5 лет);
- должностная инструкция сотрудника, который был назначен на должность специалиста по охране труда (1 год);
- инструкция по пожарной безопасности (1 год);
- документы по СОУТ (45 лет);
- документы по расследованию несчастных случаев на производстве (45 лет).
Разработка документов по охране труда
— Зачем мне документация по охране труда?
Это обязанность каждого работодателя, независимо от формы собственности — обеспечить функционирование системы управления охраной труда. Отсутствие документации ставит работодателя под угрозу получения штрафных санкций со стороны проверяющих органов, причем часть штрафных санкций применяется за каждого из сотрудников организации.
— Могу ли я самостоятельно разработать эти документы?
Да, конечно, это можно сделать самостоятельно, так же как и многое другое в нашей жизни, например, мы можем сами шить себе одежду, но предпочитаем покупать её готовую, потому что без необходимых знаний, навыков и умений изготовить по-настоящему красивую и качественную вещь очень не просто. В охране труда аналогия та же, существует огромное количество нормативных документов как общих для всех отраслей, так и специализированных, нужно хорошо в них ориентироваться, чтобы создать качественные и отражающие все нюансы законодательства документы для конкретной организации.
— Может лучше взять в штат специалиста по охране труда?
В среднем, один специалист по охране труда потратит около двух месяцев на создание комплекта документов по охране труда с нуля. То есть, вам как работодателю нужно как минимум 2 месяца платить ему заработную плату, и специалист мог никогда ранее не сталкиваться с вашей отраслью производства. Конечно, есть специалисты с большим опытом и компетенциями в различных сферах производства, но, во-первых, таких профессионалов немного, а во-вторых, это, как правило, очень востребованные и дорогостоящие специалисты, стоимость же наших услуг будет значительно меньше.
— Это относится ко всем компаниям или есть исключения?
В основном, это касается компаний с численностью работников до 50 человек, таким компаниям разрешается работать без привлечения специалиста по охране труда. Но, очень часто, в компаниях с большей численностью текущей работой специалиста по охране труда занимается, например, специалист по кадрам, не имеющий глубоких знаний в охране труда, и конечно, разработать самостоятельно весь пакет документов будет сложно, а поддерживать в актуальном состоянии уже готовую документацию гораздо проще и правильнее. Нередки случаи, когда к нашим услугам прибегают и очень крупные компании, где работа по охране труда или не велась вообще, или велась от случая к случаю, приходит новый специалист по охране труда, которому поверьте, очень непросто в одиночку вести всю текущую работу и разрабатывать документацию, этот процесс может занять полгода, а то и больше.
— Почему у вас стоимость работы ниже, не отразится ли это на качестве документации?
Наши специалисты заняты в различных проектах, соответственно, их заработная плата складывается из нескольких составляющих, что позволяет нам держать в штате высококлассных специалистов. При этом, их участие в проектах самой разной отраслевой направленности позволяет с легкостью ориентироваться в тонкостях законодательства большинства сфер производства, что позволяет работать с документацией достаточно быстро. Тут можно процитировать одного из наших заказчиков: «Я могу посмотреть ответ в интернете, но быстрее будет спросить у вас».
— Каков состав пакета документов по охране труда?
Конкретный состав документации определяется индивидуально, но его можно разделить на несколько категорий: приказы, положения, инструкции, программы, перечни и нормы, журналы. Объем документация даже для небольшой производственной компании (30-40 человек) занимает около 450 листов, что эквивалентно стандартной пачке бумаги.
— Как происходит процесс вашей работы?
Сначала мы запрашиваем штатное расписание, перечень видов работ (например, проводятся ли работы на высоте, работы с электроинструментом и т.д.), перечень оборудования заказчика, уточняем, проводилась ли какая-то работа по охране труда в компании, и если да, то какая именно.
Далее мы выезжаем на рабочие места, чтобы на месте ознакомиться с особенностями производства, запрашиваем техническую документацию на оборудование. Нередки случаи, когда документация представлена только на иностранном языке, хорошо, если на английском.
После анализа всех представленных мы определяем точный перечень документации и приступаем к разработке. По готовности комплекта он направляется заказчику на согласование, при необходимости вносятся правки.
— Что мне делать с полученными документами?
Документы, как правило, мы предоставляем в электронном виде и даем инструкцию по внедрению, в которой подробнейшим образом расписаны все шаги по дальнейшей работе с полученными документами, включая правила заполнения текущей документации по охране труда. И, конечно, если в процессе внедрения возникают вопросы, мы всегда рады на них ответить.
Организация процедуры
По большому счету ключевым фактором, который влияет на характер организации этой процедуры в компании, становятся имеющиеся у нее возможности. При этом учитываются и финансовые ресурсы, и наличие в штате компетентных работников, способных выполнить требуемые задачи, — или о возможности сотрудничества с такими специалистами на внештатной основе. Необходимые мероприятия могут быть организованы в трех вариантах:
- выполнение нужных операций собственными силами. Этот вариант требует серьезных временных ресурсов для подготовки к процедуре и наличия специалиста, который возьмет на себя реализацию этой кампании. Для крупных предприятий стоит назначить комиссию из нескольких сотрудников, которая будет заниматься решением таких задач;
- выполнение работ комиссией, созданной из сотрудников предприятия с привлечением внешних экспертов. Например, организация может заключить с экспертом договор гражданско-правого характера об оказании на возмездной основе. В этой ситуации важно выбрать опытного исполнителя, который грамотно организует процесс, поскольку значительная часть ответственности все равно остается на самой компании;
- делегирование такой задачи экспертной организации, которая полностью возьмет на себя организацию работ и предоставит результат, позволяющий оптимизировать имеющуюся систему управления охраной труда.
Утеря документов по охране труда
Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.
Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.
Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.
Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.
Основные вопросы. Заполнение формы
Перейдём к тому, как записываются результаты аудита. Основной документ на данном этапе — форма со списком вопросов по работе системы управления охраной труда. Она состоит из нескольких блоков.
Основные элементы СУОТ
Проверяется наличие документов и распоряжений о создании подобной службы, утверждённых графиков работ. Если производство связано с опасными и вредными факторами — в организации должны храниться официальные формы по оценке риска для сотрудников и методах предосторожности. Также аудиторы должны обратить внимание, насколько своевременно вносятся изменения в нормативные акты предприятия при изменении государственных стандартов.
Ключевые вопросы, которые рассматриваются на этом этапе — обеспечение безопасности производственных процессов, условий эксплуатации зданий и сооружений. Эти данные получают из технологической документации на проведение работ, их соответствие санитарным, гигиеническим и другим нормам. Важным условием является проведение плановых и капитальных ремонтов, а также периодических осмотров зданий и оборудования.
Необходимо установить, что организация делает для улучшения условий труда — проводятся ли аттестация рабочих мест, контроль и устранение вредных факторов, мероприятия по сокращению использования опасных веществ, обязательные медосмотры среди персонала.