Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений в школе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.
Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.
В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Новый трудовой договор или доп. соглашение
Некоторые работники ошибочно полагают, что для того, чтобы изменить условия работы у действующего работодателя, необходимо заключить еще один трудовой договор. Это не так. Дело в том, что чтобы оформить новый трудовой договор с уже зачисленным в штат сотрудником, необходимо разорвать прежний. А это нецелесообразно, поскольку, помимо собственно расторжения договора, это влечет дополнительные сложности: прерывается стаж работника, фактически происходит увольнение, что в свою очередь приводит к необходимости внесения соответствующих записей в его личное дело, кадровые документы, трудовую книжку.
Именно поэтому законодательство предоставило возможность руководству предприятий и организаций формировать дополнительные соглашения, которые становятся неотъемлемой частью действующих трудовых договоров.
Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.
По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.
Причины изменения договора могут быть различными:
- перевод на другую работу;
- смена собственника;
- отстранение от работы;
- изменение условий труда.
Обязательно ли его вести?
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
- Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
- При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
- Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
- При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
- При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
- Оптимизация работы с сотрудниками.
- Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
- Контроль хранения и оформления документов.
- Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
- Снижение трудоемкости затрат.
- Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.
Зачем нужен такой журнал на предприятии
Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален.
Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации.
В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.
Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.
Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.
Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.
Назначение и виды документа
Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:
- систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
- быстро найти нужный документ;
- узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
- вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.
Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:
- Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
- Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.
Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.
На практике различают несколько разновидностей журналов:
- по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
- по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
- по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).
Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
- Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
- Увольнении.
- Переводе работников в другое подразделение фирмы.
- Поощрениях и взысканиях.
- Отпусках.
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
- Дата его закрытия.
- Номер соответствующего приказа руководства.
- Дата передачи документа в архив.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
- Дата приказа.
- Порядковый номер.
- Номер приказа.
- Вид.
- ФИО работника (полностью или с инициалами).
- Основание документа.
- Ответственное лицо.
- Подпись работника.
- Подпись ответственного лица.
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.
Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.
По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.
Какую информацию рекомендуется включать в журнал учета трудовых договоров?
Работодатель самостоятельно определяет, в какой форме осуществлять ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений и какую информацию туда включать. Информация может размещаться как в обычной тетради, так и на листах формата А4. В этом случае рекомендуется прошить документ, пронумеровать его и скрепить подписью руководителя или иного уполномоченного лица. Допускается ведение и электронного журнала, недостатком которого является лишь отсутствие подписей ответственных лиц.
Общие сведения, нужные для титульного листа журнала:
- наименование организации;
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение;
- дата начала и окончания ведения документа.
Внутри журнал обычно содержит таблицу, куда вписываются:
- дата заключения договора (допсоглашения);
- номер договора (соглашения);
- Ф. И. О. и должность сотрудника, с которым заключен договор;
- наименование подразделения, где трудится работник;
- срок действия документа (срочный, с указанием даты, или бессрочный);
- характер трудоустройства (основная работа, по совместительству и пр.);
- информация о дате прекращения трудовых отношений с указанием основания.
Можно предусмотреть место для подписей сотрудников о получении оригинала документа. Хотя это необязательно, т. к. получение работником его экземпляра договора (допсоглашения) подтверждается соответствующей распиской на экземпляре работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам. Закон не обязывает иметь такой журнал, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то форма этого документа и порядок его ведения утверждается локальным нормативным актом. В качестве обоснования необходимости существования этого документа приведем следующие факты:
- наличие документа помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее оформление трудовых отношений с работником;
- с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
- он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись к архиву документов;
- в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, результаты прохождения испытания и пр.
Бессрочный и срочный трудовой договор
Трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или на срок не более пяти лет.
Бессрочный договор лучше защищает интересы работников, поэтому закон отдает ему предпочтение.
Еще трудовой кодекс разрешает заключать срочные трудовые договоры со студентами и пенсионерами. А малые предприятия (штат не больше 35 человек для торговли и не больше 20 для бытового обслуживания) могут подписывать их со всеми. Если, конечно, кандидат согласен трудоустроиться на их условиях.
Время действия срочного договора. По закону максимальная длительность срочного трудового договора — 5 лет. Минимальный срок не установлен, поэтому теоретически он может быть даже однодневным. Обычно срок зависит от причины составления договора.
Например, бухгалтер Мария родила сына и ушла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. С Анной, которая пришла на ее место, договор заключат до момента возвращения Марии.
Инженер Иван Котов устраивается на проект по прокладке газовой трубы, срок его договора будет совпадать со сроком проекта. Если трубу собираются проложить за 2 года, договор будет действовать столько же.
Например, трубу прокладывали 2 года, но полностью так и не проложили. Проект могут продлить и срочный договор инженера Котова тоже — на срок проекта.
Срочный договор может превратиться в бессрочный, если после его окончания работник продолжает трудиться, а работодатель не возражает. Еще срочный договор может стать бессрочным по решению суда: если договор был несколько раз продлен или если суд решит, что оснований для подписания срочного договора не было в принципе.
Например, в одном деле Судебная коллегия по гражданским делам Камчатского краевого суда сочла необоснованным заключение срочного трудового договора с машинистом котельной. Компания наняла человека на должность машиниста по срочному договору, но суд установил, что оснований для срочности не было. Более того, после прекращения договора с истцом руководство приняло на его место другого человека.
Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.
Для нового документа оформляет приказ начальство. В нем обязательно указывают, в каком типе ведется книга: электронный вариант или бумажный, кто ответственен за заполнение документа и в какой форме происходит учет.
Для кадровых работников важно вести учет всех сотрудников, чтобы вовремя была возможность делать различные отчисления, например в ФСЗН, выдавать справки, контролировать текучесть кадров, а также их перемещение внутри подразделений по должностям. Для этого и ведется журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Туда вписывают все документы, заключенные о трудоустройстве с физическими лицами. Вести его должен работник кадровой службы в электронном или бумажном варианте.