Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли возмещать работнику расходы на медосмотр». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, чтобы получить компенсацию, соискатель должен предъявить нанимателю и бухгалтерии документы, которые доказывают факт оплаты и виды оказанных мед. услуг. Наниматель оплату за мед. услуги производит, руководствуясь подтверждающими документами. Законодательство перечень таких документов не устанавливает.
Какие документы подтверждают оплату пройденного медосмотра
Между тем закон выдвигает вполне четкое требование к подтверждению подобных трат. Оно гласит, что все траты по медосмотрам нужно подтверждать документами, оформление которых соответствует предписаниям и нормам законодательства РФ. Если речь идет о первичной документации, подтверждающие хозяйственные операции, они должны составляться согласно утвержденным типовым формам. Если форма какого-то документа разрабатывается самостоятельно, то она должна содержать обязательные реквизиты и т. д.
В ситуации, когда наниматель заключил договор с мед. организацией, подтверждающим документом может быть, например, платежное поручение либо акт оказания конкретных услуг. Акт унифицированной формы не имеет, поэтому при его составлении следует включать в него требуемые законом реквизиты.
Если соискатель обращался в мед. организацию лично, и сам оплачивал услуги, то, соответственно, предъявляются совершенно иные документы, удостоверяющие факт оплаты. Это может быть, к примеру, кассовый чек либо другие документы, из которых следует, что такая-то мед. услуга оказана.
Удерживается ли НДФЛ с компенсации за медосмотр
Работодатели, компенсирующие своим работникам затраты на прохождение медосмотра, задаются вопросом о необходимости удержания НДФЛ. Четкого ответа на этот вопрос контролирующие органы не дают. Если обратиться к письму Минфина №03-15-06/7527 от 08.02.2021, то с компенсаций, выплачиваемых работникам за прохождение медосмотра, следует оплачивать НДФЛ. А не удерживается НДФЛ только в тех случаях, когда работодатель оплачивает обязательный медосмотр.
В соответствии со ст. 213 ТК РФ, медосмотры производятся только за счет работодателей, а самостоятельное прохождение и оплата медосмотра работниками и дальнейшее их возмещение работодателями, законодательством не предусмотрено. При этом трудовой кодекс не содержит точных указаний того, каким образом работодатель оплачивает медосмотры. Однако, согласно Порядка проведения медосмотров (Приказ 302н), предполагается, что работодатель непосредственно взаимодействует с медицинским учреждением в целях проведения медосмотров для своих сотрудников. Поэтому исполнение данных требований без заключения договора между работодателем и медицинской организацией не возможно.
Начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра: бухучет
В бухгалтерском учете начисление страховых взносов на компенсацию медосмотра отражается следующим образом:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Расходы на медкомиссию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 73 |
| Работнику выплачена компенсация медосмотра | 73 | 50 (51) |
| С компенсации удержан НДФЛ | 73 | 68 |
| Начислены страховые взносы на компенсацию | 20 (23, 25, 26, 29, 44) | 69 |
| Уплачен НДФЛ с компенсации бюджет | 68 | 51 |
| Уплачены страховые взносы в налоговую и ФСС | 69 | 51 |
Возместите работнику оплату медосмотра
Расходы на обязательный медосмотр возложены на работодателя (ч. 7 ст. 213 ТК РФ). Именно работодатель должен перечислять деньги медучреждению за проведение медосмотра.
Примечание. Как оплатить обязательный медосмотр за счет средств ФСС РФ
Расходы на обязательные периодические медицинские осмотры работников, занятых на вредных или опасных работах, компания может компенсировать за счет средств ФСС РФ. Для этого предусмотрен специальный порядок (Приказ Минтруда России от 10.12.2012 N 580н).
Финансирование происходит за счет уменьшения страховых взносов на случай травматизма. Подробнее об этом читайте на с. 41.
Компания не может требовать от соискателя, чтобы он оплатил обязательный медосмотр при поступлении на работу. Но есть и другой вариант — организация и соискатель вправе договориться, что кандидат сам оплатит обязательный медосмотр, а компания возместит ему расходы. Этот подход разделяют и судьи.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством, например, для таких как:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда (ч. 1 ст. 213 ТК РФ) — фактор вредности определяется специальной оценкой. При этом перечни вредных и опасных работ указаны в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки(ч. 2 ст. 213 ТК РФ) ;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр. (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Когда работодатель может не платить за медосмотр – тонкости оплаты медицинского осмотра
Вышеупомянутые положения статьи 213 ТК РФ требуют оплаты медицинских осмотров, которые проходит работник, именно работодателем. При этом порядок таковой оплаты никак не закреплен в нормативах Трудового кодекса. Осуществляться она может следующим образом:
- Фактическое выставление медицинским учреждением счета работодателю. В данном случае работник вообще не участвует в процессе оплаты медицинского осмотра.
- Заключение договора о проведении медицинских осмотров работников. На практике многие работодатели часто заключают долговременные договора о сотрудничестве с медицинскими учреждениями, условия которых могут значительно отличаться. В частности, предполагать фиксированную ставку оплаты со стороны работодателя, вне зависимости от количества проводимых медосмотров.
- Компенсация потраченных средств сотруднику. Некоторые работодатели наоборот – не утруждают себя оформлением взаимоотношений с медицинскими учреждениями, а возлагают обязанность по оплате медосмотра на самих сотрудников. В данной ситуации такой порядок действий может являться целиком законным при условии, что работники впоследствии могут потребовать от работодателя возмещения затраченных ими средств.
При этом, как упоминалось ранее, работодатель не обязан оплачивать медосмотр при приеме на работу.
Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Согласно ч. 7 ст. 213 ТК РФ предусмотренные для указанной категории работников предварительные медицинские осмотры осуществляются за счет средств работодателя (см. также абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).
Следовательно, если в данной ситуации расходы на предварительный медосмотр вместо работодателя понес работник, он имеет право на их возмещение со стороны работодателя в полном объеме.
При этом работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при прохождении медицинского осмотра расходов.
Таким образом, поскольку обязанность по организации необходимых медицинских осмотров работников (в том числе и их оплата) возложена на работодателя, отказ работодателя возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, подтвержденные документально, является нарушением трудового законодательства.
Если работодатель отказывается возместить работнику расходы на прохождение предварительного медицинского осмотра, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда того субъекта Российской Федерации, на территории которого зарегистрирован работодатель. Подать жалобу можно путем личного обращения в инспекцию, а также посредством электронного ресурса Онлайнинспекция.рф.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
1) на должностное лицо в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
2) на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
3) на юридическое лицо – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Документы для возврата денежных средств
Для того чтобы работодатель перечислил компенсацию за пройденный медосмотр, нужно подать в его адрес заявление. Заявление составляется в произвольном порядке и содержит указание на следующую информацию:
- ФИО руководителя, в адрес которого оно подается;
- наименование компании-работодателя;
- ФИО сотрудника-заявителя и его должность;
- название документа: «Заявление»;
- сущность просьбы: выплатить компенсацию по расходам на медицинский осмотр;
- размер компенсации;
- дата подачи заявления;
- подпись заявителя с расшифровкой.
Нужно ли облагать налогами возмещение работникам расходов на медосмотры?
ИА ГАРАНТ
В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?
- По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
- Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
- При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
- Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
- Обоснование позиции:
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством, например, для таких как:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда (ч. 1 ст. 213 ТК РФ) — фактор вредности определяется специальной оценкой. При этом перечни вредных и опасных работ указаны в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки(ч. 2 ст. 213 ТК РФ) ;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр. (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Расходы при приеме на работу
Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:
Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)
В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.
Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат
В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.
Обратите внимание! С 1 июля 2019 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст
4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.
Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.
При расчете налога на прибыль сумму зарплаты за время прохождения обязательного медосмотра учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении зарплаты, начисленной за время прохождения обязательного медосмотра. Организация применяет общую систему налогообложения
Рабочий ООО «Производственная фирма “Мастер”» А.И. Иванов направлен на периодический обязательный медосмотр с 22 по 24 апреля 2015 года включительно (3 дня). На это время за ним сохраняется средний заработок. Учет рабочего времени Иванова ведется в днях.
Весь расчетный период (с 1 апреля 2014 года по 31 марта 2015 года включительно) Иванов отработал полностью. В расчетном периоде 245 рабочих дней. За это время Иванову начислено 120 000 руб.
Средний дневной заработок Иванова составляет:
120 000 руб. : 245 дн. = 489,80 руб./дн.
Зарплата, причитающаяся сотруднику за время прохождения обязательного медосмотра, равна:
489,80 руб./дн. × 3 дн. = 1469,70 руб.
С этой суммы бухгалтер «Мастера» удержал НДФЛ, а также начислил взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве. Прав на вычеты по НДФЛ у Иванова нет.
Страховые взносы на пенсионное (социальное, медицинское) страхование «Мастер» начисляет по общим ставкам. Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 20 Кредит 70
– 1469,70 руб. – начислена зарплата Иванову за время прохождения обязательного медосмотра;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 191 руб. (1469,70 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 323,33 руб. (1469,70 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 42,62 руб. (1469,70 руб. × 2,9%) – начислены взносы на обязательное социальное страхование;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 74,95 руб. (1469,70 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 2,94 руб. (1469,70 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтер «Мастера» включил в расходы 1469,70 руб., а также начисленные на эту сумму страховые взносы в размере 443,84 руб. (323,33 руб. + 42,62 руб. + 74,95 руб. + 2,94 руб.).
Как возвращать деньги: пошаговая инструкция для сотрудника
Если кандидат на должность был вынужден по инициативе работодателя отправиться на предварительное медицинское обследование, то он имеет право требовать возмещения всех денежных расходов.
Перед прохождением медосмотра на предприятии работнику выдается направление, в котором указывается перечень врачей, которых необходимо пройти. Стоимость услуг именно этих специалистов будет возмещать работодатель.
Для получения возмещения работник должен обратиться в бухгалтерию предприятия и предоставить следующий пакет документов:
- заявление с просьбой возместить потраченные средства;
- направление на прохождение медицинского обследования;
- квитанция об оплате медицинских услуг;
- медицинское заключение врачей.
Если работнику отказано в трудоустройстве, то работодатель в любом случае обязан возместить потраченные на медосмотр средства. Если работодатель отказывает в оплате, то работник имеет право обратиться в суд с исковым заявлением.
Перечень реквизитов справки, выдаваемой по результатам медосмотра при приеме на работу
В справке, составленной по форме 086/у, должна быть указана следующая информация:
- сведения о медицинской организации, в которой был составлен документ (наименование, фактический адрес, код организации по ОКПО);
- код документа по ОКУД и его полное наименование;
- Ф. И. О. кандидата, а также полная дата его рождения и место регистрации;
- место учебы или работы;
- перечень заболеваний, которые перенес кандидат;
- перечень имеющихся у него профилактических прививок;
- заключение, выданное медицинскими специалистами (утверждается подписью и печатью каждого из них);
- результаты флюорографии и лабораторных исследований;
- заключение о пригодности к работе на заявленной должности;
- Ф. И. О. и подпись врача, ответственного за выдачу справки;
- Ф. И. О. и подпись главного врача медицинского учреждения;
- печать поликлиники.
Кто составляет приказ
Как правило, непосредственная задача по формированию приказа возлагается на сотрудника секретариата или специалиста отдела кадров, но иногда эту обязанность выполняет юрисконсульт или сам директор предприятия. В любом случае, это должен быть человек, имеющий четкое представление о том, как писать распорядительные документы и не понаслышке знакомый с трудовым и гражданским законодательством РФ.
То, насколько ответственно и внимательно отнесется исполнитель к составлению приказа, зависят и будущие возможные претензии (или их отсутствие) со стороны надзорных органов (той же самой трудовой инспекции, к примеру).
После того, как приказ будет оформлен, он в обязательно порядке должен быть передан на подпись руководителю фирмы, поскольку без его автографа документ не обретет законной юридической силы.