Каким Шрифтом Печатать Документы в Ворде • Общие требования

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Каким Шрифтом Печатать Документы в Ворде • Общие требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов

До настоящего времени действовали правила делопроизводства, утвержденные еще в 2009 году для федеральных органов исполнительной власти. Новый документ Росархива определяет порядок делопроизводства не только в государственных органах, но и в органах местного самоуправления – соответствующими полномочиями архивная служба была наделена в конце 2018 года (приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71 (зарегистрирован в Минюсте России 27 декабря 2019 г.)). Таким образом, вступивший в силу свод правил делопроизводства должны применять:

• федеральные органы государственной власти;
• иные федеральные государственные органы;
• органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
• органы местного самоуправления.

Новый приказ определяет, в частности, процессы:

• документирования управленческой деятельности;
• организации документооборота;
• управления документами в системе электронного документооборота;
• порядок контроля исполнения документов и поручений.

Требования распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части общих принципов работы с документами. Детально описаны процедуры подготовки к передаче на архивное хранение и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

При этом не подпадают под действие новых правил делопроизводства работа с документами, содержащими государственную тайну, а также документооборот по обращениям граждан и юридических лиц в части, регулируемой отдельными федеральными законами.

На основе общих правил Росархива органы власти и местного самоуправления вправе разработать типовые и примерные номенклатуры дел для себя и подведомственных организаций. До утверждения такие рекомендательные документы необходимо согласовать с территориальным органом Росархива или государственным / муниципальным архивом.

Техническая документация

Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001. Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Изменения 2022 года госты делопроизводство

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Является разработчиком ряда авторских курсов в области административного, кадрового, бухгалтерского и судебного делопроизводства. Постоянно сотрудничаю с такими учебными заведениями, как: МГУ, РАГС, АНХ и др., участвую в обучении специалистов в системе повышения квалификации в таких организациях, как: Мэрия г.Москвы, Центробанк, Сбербанк, ОАО «Газпром», ОАО «Транснефть», ОАО «РЖД» и др.

Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.

Требования к оформлению текстовых документов кратко

• Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации (01), или эмблема (02), или товарный знак (знак обслуживания) (03). По ГОСТ 7.0.97-2016 герб (п. 5.1) эмблема (п. 5.2), товарный знак (п. 5.3) всегда центрируются относительно реквизита «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа).
• Наименование организации – автора документа (05). В приказе под полным наименованием компании в скобках указывается ее сокращенное наименование. И то и другое должно соответствовать учредительным документам. Если у компании есть вышестоящая организация – она указывается над полным наименованием.
• Наименование вида документа (09). Слово «приказ» по-прежнему указывается прописными буквами: ПРИКАЗ.
• Дата документа (10). Датой приказа является дата его подписания (а не регистрации!). Поскольку этот документ регистрируется в день подписания, то и даты совпадают. Обратите внимание, что дату можно указать в одном из двух форматов, последовательность данных одна и та же (день месяца, месяц, год):
  ▪ арабскими цифрами: 01.02.2019;
  ▪ словесно-цифровым способом: 1 февраля 2019 г. (причем 0 перед единицей не ставится!).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Критерии подбора шрифтов при оформлении официальных бумаг

Критерии оформления бумаг, выбор стиля и типа букв устанавливают управляющие организаций. При условии, что корпорация высокоразвитая крупная и самодостаточная. Все сотрудники, которые работают в таких учреждениях с бумагами, придерживаются правил, принятых внутри организации.

Длительное время негласно принято было оформлять официальные бумаги шрифтом times new roman. Это связано с тем, что текстовым редактором ворд пользовались в абсолютном большинстве случаев. В 2008 году после выхода новой версии ворда основным видом набора текста стал шрифт calibri. С развитием компьютеризации бухгалтерские бумаги печатаются в основном рубленым шрифтом. Какой вид и величину шрифта выбрать, решает сотрудник, который занимается созданием и оформлением текстовых документов. Если в организации не сформированы четкие требования к оформлению текстовых документов, используется любой приемлемый вариант. Непременное условие – легкое восприятие и сохранение читабельности.

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

Разрешается заполнять документацию:

• машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
• рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
• применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
• на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Что изменилось в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед службами делопроизводства организаций (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Новый ГОСТ для оформления документов

Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.

Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:

1. если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.
2. в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;

• Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

• Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.
• Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
• Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста.

Шрифт и межстрочный интервал

При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:

Шрифт	Размер
Times New Roman	От 12
Verdana	12-13
Calibri	12
Arial	12-13

Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.

Когда в документе применена такая позиция организации информационных сведений как таблица, стоит разрабатывать ее вид правильно. Особых указаний на счет шрифтов и их размеров в актах типа ГОСТ нет.

Последний принятый контролирующий все позиции государственный регулятор содержит всего одно упоминание по поводу размеров и стиля в таблице.

Указания относительно размера оговариваются в рамках определения составителем удобных конфигураций.

Они должны соответствовать тем же пунктам, которые прописаны для основного наполнения. В то же время, государственные отчеты разрешается заполнять таблицами и там снижать кегль.

Обратить внимание стоит на то, что все сведения должны находиться в одной плоскости. А вот при создании структуры в системе Word уже существуют стандартные параметры и построить ее не сложно.

Основные позиции по внутренней организации текста можно разделить на такие группы:

• не нужно изменять название стиля — он должен быть таким же как и по тексту в целом;
• возможно снижение кегля на один или два пункта;
• заголовки в шапках стоит размещать по центру;
• в отношении названия строчек используют выравнивание по левому краю;
• цифры прописывают арабскими значениями — на стандартных основаниях.

Как составить титульный лист

Многие студенты уверены, что преподаватели не обращают внимание на то, как оформлен титульный лист реферата, так как там отсутствует какая-либо практическая информация, относящаяся непосредственно к теме работы. Но такое мнение ошибочно. На самом деле большинство преподавателей обращает внимание на оформление этой страницы, так как титульный лист показывает то, насколько ответственно студент подходит к учебному процессу.

Титульный лист реферата состоит из следующих частей:

1. Шапка страницы. Наименование университета и кафедры, на которой студент проходит обучение.
2. Центр страницы. Тема работы и дисциплина, по которой был написан реферат.
3. Правая сторона листа. Информация о студенте (его инициалы, номер группы) и его научном руководителе (инициалы, научная степень).
4. Нижняя часть листа. Год написания работы и город проведения научного исследования.

Кроме того, ГОСТом предусмотрены требования к оформлению реферата. К наиболее важным правилам относятся:

• Титульная страница должна быть распечатана на листе формата A4;
• Использование шрифта Times New Roman;
• Использование чернил черного цвета;
• Кегль варьируется от 12 до 16 единиц;
• Интервал между строками составляет 1,5;
• При написании наименования ВУЗа используются прописные буквы, для сведений о кафедре и факультете — строчные;
• Текст должен быть выравнен посередине листа. Информация о студенте и преподавателе указывается с правой стороны страницы.

Похожие записи:

• Исполнительный лист на руках, что делать дальше: порядок действий
• Закон о тишине в Тюменской области в 2023 году: режим, до скольки можно шуметь
• Какую индексацию пенсий на 2023-2025 годы разработал Минтруд?