Списание маркированных конвертов в бюджетном учреждении в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание маркированных конвертов в бюджетном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Использование франкировальных машин для пересылки писем

2. При каких операциях нужны чеки

3. Правила бухгалтерского учета денежных документов

4. Учет марок и маркированных конвертов

5. Учет денежных документов в бюджетных учреждениях ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении

6. Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

7. Учет немаркированных конвертов в бюджетном учреждении

8. Учет Маркированных Конвертов В Бюджетном Учреждении В 2021 Году

9. Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов?

10. Сущность почтовых расходов

11. Акт на списание почтовых марок образец

12. Списание испорченных маркированных конвертов в казенных учреждениях

13. Обзор правил учета марок и маркированных конвертов

14. Ограничения и санкции при нарушении правил учета

15. Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

По договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС. Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере нужно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

Использование франкировальных машин для пересылки писем

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью наклейки почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов.

К сведению: франкировальная машина – это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Сначала с одной стороны франкировальной машины загружаются конверты с почтовым адресом получателя, потом вводится информация об отправлениях – вес, класс отправлений, а с другой стороны выходят конверты с уже нанесенными знаками почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость проставления обратного адреса вручную или использования фирменных конвертов.

Такая машина позволяет сэкономить значительное количество времени. Корреспонденция оформляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Порядок применения франкировальных машин утвержден Приказом Минкомсвязи РФ от 08.08.2016 № 368. Согласно такому порядку организации могут применять данный аппарат после заключения соответствующего договора с организацией федеральной почтовой связи. Применение франкировальной машины при отсутствии договора не допускается.

Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.

К сведению: разрешение на применение франкировальных машин выдается Роскомнадзором. Административный регламент по выдаче таких разрешений утвержден Приказом Роскомнадзора от 17.06.2019 № 189.

Франкировальная машина имеет специальный счетчик, по показанию которого и оплачиваются почтовые услуги.

При каких операциях нужны чеки

Кассовая техника применяется только при операциях, которые в соответствии с законом о ККТ отнесены к расчетам. Это прием и выплат денежных средств в связи с реализацией товаров, работ или услуг. Кассу нужно применять, если бюджетное учреждение реализует что-то своим клиентам-покупателям, то есть выступает в роли продавца.

Например, городская поликлиника (государственное бюджетное учреждение здравоохранения) оказывает клиенту услугу на платной основе. Или школа (ГБУ в сфере образования) проводит дополнительные занятия по предметам, организует обучение в кружках, секциях, пребывание в группах продленного дня.

Также применяется касса и в случае, если клиент сначала оплатил услугу, впоследствии от нее отказался и вернул деньги.

А вот расчеты с физическими лицами в рамках трудовых отношений проводятся без применения ККТ. Иначе говоря, при выплате сотрудникам БУ заработной платы, выдаче денежных средств под отчет или командировочных кассовая техника не применяется, поскольку это не связано с платой за товары или услуги.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

	Дебет	Кредит
Поступление денежных документов
Поступление от поставщика в кассу	0 201 35 510	0 302 XX 730
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет	0 201 35 510	0 208 XX 660
Выявление излишков при инвентаризации	0 201 35 510	0 401 10 180
Выбытие денежных документов
Выдача из кассы в подотчет	0 208 XX 560	0 201 35 610
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора	0 302 XX 830	0 201 35 610
Списание недостачи	0 209 82 560	0 201 35 610
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение)	0 401 10 172 0 401 20 273	0 201 35 610

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Учет марок и маркированных конвертов

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

приобретение маркированных конвертов – подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников – статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях – статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Учет денежных документов в бюджетных учреждениях ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении

талоны на нефтепродукты;
пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
талоны на питание;
санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их семей;
авиационные и железнодорожные билеты;
единые проездные билеты;
проездные билеты на отдельные виды транспорта;
карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет,
IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
полученные извещения на почтовые переводы;
марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
маркированные конверты.

немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
бланки больничных листов и родовых сертификатов;
бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

Отражаем почтовые расходы в бухгалтерском учете (нюансы)

При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.

Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.

Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:

Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.

Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.

В соответствии с этим в налоговом учете следует учитывать почтовые расходы именно в том периоде, в котором они были произведены. В противном случае (если, например, списать стоимость конвертов по мере того, как они будут использоваться) возможны разногласия с налоговиками.

Учет немаркированных конвертов в бюджетном учреждении

Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.

Согласно ст. 88 УИК РФ порядок приобретения осужденными продуктов питания, вещей, предметов и оказания дополнительных услуг устанавливается Правилами внутреннего распорядка исправительных учреждений. В соответствии с п. 100 данных Правил для продажи осужденным продуктов питания, вещей и предметов в исправительных учреждениях организуются магазины, работающие ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней. Осужденные вправе пользоваться этими магазинами во время, отведенное распорядком дня, с учетом очередности (по отрядам и бригадам) по безналичному расчету. Следовательно, отпуск (реализация) конвертов для отправки корреспонденции осуществляется через торговые точки (ларьки, магазины) по безналичному расчету путем списания денежных средств со счетов осужденных.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно. Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Пойти непосредственно на пункт связи и там упаковать все в коробки, заклеить в конверт и отдать работникам почтамта. Способ имеет право на жизнь в случае, например, когда надо отправить посылку. Но если нужно вернуть контрагентам, скажем, вторые экземпляры документов, которых может быть много, то этот вариант будет неудобным.
Купить готовые конверты с марками, в офисе подготовить все на отправку и опустить запечатанные конверты в ближайший почтовый ящик.

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Надо отметить, что марки и конверты являются разными видами документов для бухгалтерского учета: если конверты — это материалы, то марки, в соответствии с инструкцией по применению плана счетов, считаются финансовыми документами и учитываться должны обособленно. При этом отметим, что конверты с уже наклеенными марками тоже становятся финансовыми документами.

МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.

Учет Маркированных Конвертов В Бюджетном Учреждении В 2021 Году

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Итак, согласно п. 3 Положения № 388 почтовая марка — это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием номинальной стоимости и государства, являющийся способом оплаты услуг почтовой связи, которая предоставляется национальным оператором. Сразу же заметим, что согласно п. 23 этого же Положения приобретение, а соответственно и бухгалтерский учет почтовых марок осуществляется по их номинальной стоимости.

Тут сразу необходимо учесть, что приобрести марки возможно только у одного поставщика, которым является ПАО «Укрпочта» (п. 2 Положения № 388), что, в свою очередь, облегчает задачу и делает невозможным проведение конкурентных торгов в случае, если планируется закупка марок на сумму свыше 200000 грн. В таком исключительном случае будет целесообразно провести переговорную процедуру закупки согласно Закону № 922.

Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров, который заводится отдельно для учета почтовых марок.

Однако кассы в учреждении может и не быть. Что делать в этом случае? Тогда руководитель организации своим приказом должен назначить материально ответственное лицо за сохранность, учет и списание марок, а сами марки будут храниться в сейфе. Таким материально ответственным лицом может быть и бухгалтер, и секретарь, и инспектор отдела кадров или юрист организации.

Начнем с того, что определимся с понятием «почтовая марка» с точки зрения не филателиста, а бухгалтера (говоря «почтовая марка» будем подразумевать и маркированный конверт, и маркированную карточку, и почтовый блок).

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов?

Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.

Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).

От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.

Выдача и списание маркированных почтовых конвертов

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Сущность почтовых расходов

Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте здесь.

Почтовые расходы могут быть представлены:

С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».

Акт на списание почтовых марок образец

Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) служит для оформления возникающей по различным причинам пoрчи, потери качества товаров (товарно-материальных ценностей), которые не подлежат дальнейшей реализации. Документ составляется в трех экземплярах. Акт списания подписывается членами комиссии, полномочия которой подтверждаются руководителем организации. Если это необходимо, акт сoтавляется с участием представителя санитарного или другого надзора.
Один экземпляр остается в бухгалтерии и служит основанием для списания с материально-ответственного лица потерь ТМЦ другой экземпляp акта передается в подразделение, которое производило списание третий остаётся у материально-ответственного лица. Форма ТОРГ-16 утверждена постановлением N 132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и применяется в случае выявления в продукции порчи или брака.
Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.

Рис. 2 1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):

Рис. 3 1.4.
Списана стоимость испорченных почтовых конвертов КДБ 1.401.10.172 КРБ 1.201.35.610 120 Расходный кассовый ордер (фондовый) Акт порчи денежных документов Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) 1. Поступление денежных документов в кассу 1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ Приходный кассовый ордер (фондовый) в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 1). Рис. 1 1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис.

Списание испорченных маркированных конвертов в казенных учреждениях

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2022 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2022 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Обзор правил учета марок и маркированных конвертов

Правило 1: Все поступления и расходы марок и маркированных конвертов должны быть строго зафиксированы в учетной системе. Каждая марка и конверт должны иметь уникальный номер и быть привязаны к соответствующему бюджетному проекту или программе.

Правило 2: При получении марок и конвертов необходимо провести их инвентаризацию. Все полученные посылки должны быть проверены на соответствие поставленным требованиям и тщательно отражены в учетной системе.

Правило 3: При использовании марок и конвертов для отправки документов необходимо вести детальный учет каждого использованного экземпляра. Каждая отправленная посылка должна быть зарегистрирована с указанием даты, получателя и цели отправки.

Правило 4: В конце каждого месяца необходимо проводить проверку фактического наличия марок и конвертов согласно данных в учетной системе. Выявленные расхождения необходимо немедленно исправлять и анализировать причины возникновения таких расхождений.

Ограничения и санкции при нарушении правил учета

В случае нарушения правил учета марок и маркированных конвертов в бюджетном учреждении могут быть применены следующие ограничения и санкции:

Нарушение	Ограничения и санкции
Неведение учета или неправильное оформление учетной документации	Предупреждение, штрафные санкции в размере 10% от стоимости марок и маркированных конвертов, дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения
Потеря марок или маркированных конвертов	Предупреждение, возмещение ущерба, применение дисциплинарных взысканий
Несанкционированное использование марок или маркированных конвертов	Предупреждение, штрафные санкции в размере 20% от стоимости использованных марок и маркированных конвертов, дисциплинарные взыскания

Новые консультации в системе ГАРАНТ Консалтинг

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В указанной ситуации фактически осуществляется оплата почтовых расходов, а не приобретение марок. Поэтому в данном случае расходы на отправку корреспонденции следует отражать без применения счета 201 35 «Денежные документы».

Обоснование вывода:
По общему правилу согласно п. 169 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), на счете 201 35 «Денежные документы» учитываются в том числе почтовые марки.
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения.
Аналитический учет по счету 201 35 ведется по видам денежных документов. Согласно п. 171 Инструкции N 157н в этих целях может вестись Карточка учета средств и расчетов (форма 0504051).
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) (п.п. 170, 172 Инструкции N 157н).
Факты хозяйственной жизни отражаются в указанных выше регистрах на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Стоимость денежного документа, отраженная в учете учреждения, по сути, является эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), которые могут быть отгружены (выполнены, оказаны) в соответствии с определенным договором.
Определенные расходные обязательства субъект учета принимает еще перед использованием денежных документов: кассовые расходы формируются в бюджетном учете при оплате денежных документов, а фактические — после их использования в установленном порядке.
Положениями Инструкции N 157н не предусмотрена возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (почтовых марок), минуя счет учета денежных документов.
Особенности учета денежных документов определяют порядок отражения операций с данными активами в бюджетном учете. При этом определяющим в данном случае является метод начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции N 157н).
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, фактически осуществляется оплата почтовых расходов, а не приобретение марок. Напомним, что в соответствии с требованиями ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. В сложившихся обстоятельствах, получая при отправке писем в немаркированных конвертах от почты чек ККМ на стоимость марок, наклеенных сотрудником почты на конверт, учреждение лишается возможности своевременного оформления первичных документов на поступление и выбытие марок и отражения на их основании операций в учете.
Поэтому в данном случае расходы на отправку корреспонденции следует отражать без применения счета 201 35 «Денежные документы».
Обращаем внимание, что в чеки ККМ в подобных ситуациях могут также быть включены услуги почты по наклейке почтовых марок.