Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужны ли командировочные удостоверения в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Причины отмены удостоверений со служебными заданиями
Главная причина отмены удостоверений со служебными заданиями заключается в том, что процесс оформления занимал много времени и мешал выполнению задач. Часто возникали проблемы с получением подписей руководителей и согласованием документов. В результате это замедляло работу и истощало ресурсы компании.
Однако компании в настоящее время всё ещё могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, при условии, что они считают его необходимым и это прописано в их внутренних нормативных актах. В сущности, этот документ, заполненный согласно установленной форме, подтверждает несколько фактов:
-
что поездка работника была обусловлена производственной необходимостью;
-
что командировка проходила в указанные сроки;
-
что работник был фактически в месте назначения и провел встречи с принимающей стороной.
Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).
Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.
Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.
Если сотрудник едет на личном транспорте
Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:
- Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
- Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
- Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
Правила оформления и заполнения
Несмотря на официальную отмену, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков продолжают использовать привычные формы, поскольку считают их удобными. Если и в вашей организации на вопрос, нужны ли сейчас командировочные удостоверения в пределах региона или страны, ответили утвердительно, вам понадобится зафиксировать основные правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф. И. О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в процессе командировки:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Как заполнить авансовый отчет?
Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.
В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).
Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Правила оформления и заполнения
Хотя командировочное удостоверение отменили, большинство руководителей, бухгалтеров и кадровиков считают этот документ удобным и продолжают использовать. Поэтому рассмотрим подробнее правила заполнения этого бланка.
Форма Т-10 состоит из лицевой и оборотной сторон и заполняется не одномоментно, а в несколько этапов.
При оформлении поездки сначала заполняют лицевую сторону, где указывают:
- название компании-работодателя;
- номер и дату приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку;
- информацию о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение);
- место, куда направляется сотрудник (страна, область, город и название организации);
- цель и длительность поездки.
Внизу отведено место для указания:
- точных дат начала и окончания поездки;
- номера документа, подтверждающего личность сотрудника.
Лицевая сторона заверяется подписью руководителя и печатью компании.
Оставшиеся сведения указываются на оборотной стороне и заполняются в самом процессе командировки. Это:
- дата убытия из отправляющей организации и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью организации-работодателя;
- дата прибытия в принимающую организацию и ее наименование;
- должность и подпись лица, ответственного за оформление, заверенная печатью принимающей организации;
- дата убытия из принимающей организации, заверенная соответствующим образом;
- дата прибытия в отправляющую организацию, заверенная соответствующим образом.
Ответственным за заполнение бланка обычно назначается сотрудник кадровой службы, бухгалтерии или секретарь.
Ошибки в документе можно исправить при помощи зачеркивания неверных сведений и внесения правильных. Достаточно заверить изменение подписью уполномоченного лица, и документ будет действителен.
Для чего было нужно командировочное удостоверение
Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним относились:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
- документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
- документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).
Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный документ, позволяющий установить:
- куда был командирован работник (организация или местность);
- с какой целью;
- на сколько дней он был направлен в командировку;
- когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
- взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.
Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для организации.
Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.
Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.
Какие реквизиты включает документ?
В командировочном задании должны быть указаны следующие реквизиты:
-
наименование хозяйствующего субъекта, код по ОКПО, дата и номер (отражаются в шапке);
-
наименование подразделения, отправляющего в поездку специалиста;
-
ФИО, занимаемая должность, табельный номер работника;
-
сведения о принимающей стороне с указанием точного адреса;
-
дата начала и завершения с указанием точного числа дней;
-
основание для командировки (обычно указывается номер приказа);
-
описание основных и вспомогательных задач, которые необходимо решить специалисту (детализируется цель);
-
отчет о выполнении (данная графа заполняется по приезду);
-
подписи сторон.
Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?
Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);
3) расходы по съему жилья.
Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.
Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.
Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.
Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).
После 17 января: стало известно, будет ли новая мобилизация в России в 2023 году — самые свежие новости о второй волне
Управление разведки Министерства обороны Украины сделало заявление о том, что в России готовится полная мобилизация, а пройдет она после 17 января. Причем, в этот раз власти планируют набрать намного больше солдат, чем в первую волну.
Эта информация мигом разнеслась по всем украинским СМИ, и конечно, попала в российскую новостную ленту сети. Надо отметить, что украинские спецслужбы неоднократно распространяли недостоверную информацию, выдавая ее за правдивую, подтверждая свои слова тем, что якобы, такие сведения получены из официальных источников.
Между тем говорить об украинской мобилизации на Украине строго запрещено. Там военкоматы продолжают ходить по домам, вручать повестки, что вызывает много вопросов у простых граждан. Если ВСУ «побеждают» и не несут потерь, так почему же мобилизационные мероприятия продолжаются?
Украинские власти предпочитают не отвечать на эти вопросы, перебрасывая внимание населения на другие новости, например, на то, что ВС РФ «несут сокрушительные потери», поэтому уже в середине января России придется возобновлять мобилизацию.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Влияние размера командировочных на бюджетные ограничения
Размер командировочных влияет на бюджетные ограничения, с которыми сталкиваются организации. Каждая командировка требует определенных расходов на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
При установлении размера командировочных необходимо учитывать бюджетные ограничения, чтобы не превысить доступные средства. Стратегия определения размера командировочных должна быть гибкой и учитывать разные факторы, такие как местоположение, продолжительность и цель командировки, а также категорию сотрудника, отправляющегося в командировку.
Установление адекватного размера командировки помогает сократить излишние расходы и оптимизировать бюджет, что особенно важно в условиях ограниченных финансовых ресурсов. При неадекватно установленных командировочных сотрудники могут либо столкнуться с нехваткой средств для покрытия необходимых расходов, либо излишне тратить деньги, что может значительно повлиять на бюджет организации.
Дополнительно, при установлении размера командировочных необходимо учитывать локальные нормы и правила. В некоторых странах могут существовать ограничения на определенные виды расходов или лимиты на сумму командировочных. Нарушение таких правил может повлечь за собой финансовые и правовые последствия для организации, а также отрицательно сказаться на репутации.