Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебную записку на возврат денежных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой деловой документ должен формироваться по общим правилам работы с официальными бумагами. Самое основное здесь – структура. Наша служебка будет состоять из шапки, основного блока, даты составления и подписи исполнителя.
Порядок возмещения средств сотруднику: что важно знать
Работник, который потратил собственные средства на нужды организации либо использовал свое имущество в ее интересах, может рассчитывать на компенсацию затрат, если:
- Деньги либо имущество (например, авто, техника, инструменты) действительно использовались в интересах организации-нанимателя.
- Нанимателя об этом информировали либо подобное использование предварительно согласовали с нанимателем (иным уполномоченным лицом).
Данная возможность оговорена в ст. 164 и ст. 188 ТК. Порядок возмещения обычно закрепляют в локальном акте (соответствующем положении, инструкции, ином документе). Там же указывают:
- в каких случаях и кто из сотрудников может тратить свои деньги на нужды организации;
- список и допустимый предел расходов (отдельно по каждому виду трат), подлежащих возмещению (траты на топливо, почтовые, представительские расходы, проч.);
- порядок согласования трат с нанимателем и информирования его о грядущих тратах;
- механизм компенсирования – как оформляется возмещение средств, в какие сроки производится компенсационная выплата и др.
Командировочные расходы
По общему правилу работодатель обязан возместить сотруднику все расходы, понесённые им за период командировки. В различных организациях этот процесс организован по-разному. Порядок возмещения фиксируется руководством предприятия в локальном нормативном акте. В нём, в том числе, обозначается размер суточных. Закон выделяет следующие категории затрат, подлежащее возмещению:
- расходы по перемещению до места командировки;
- расходы по аренде/найму жилого помещения (квартиры, гостиницы, комнаты);
- суточные (питание, проезд по городу);
- а также иные расходы. К ним относят различные налоговые сборы и госпошлины за оформление тех или иных обязательных для командировки документов (если командировка подразумевает пересечение границы, сотруднику потребуется оформить загранпаспорт).
Служебная записка на возврат денежных средств потраченных детей
Общие правила составления В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает. Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере.
Имеется масса случаев, через которые сотрудники тратят свои активы:
- Приобретение канцелярских атрибутов.
- Затраты, совершенные в период командировки (уплата за проживание в гостинице, покупка бензина, проездной на транспорт, еда).
- Платеж услуг связи (сотовая, городская мобильная, телеграмм, посылок).
- Уполномоченные затраты.
Активы могут быть выданные авансом, но также могут быть потрачены личные средства. Когда деньги были выданы авансом, то сотрудник обязан компетентно проинформировать за потраченные активы.
Бумаги визируются основным бухгалтером и директором организации. Последний пишет приказ на компенсацию сотруднику суммы израсходованных активов в целом объеме или частями (когда сотрудник превзошел полномочия).
Капитальные активы, выданные сотруднику в качестве возмещения, не имеет права на обложения налогом на прибыль. Должностная записка пишется на основе образца, ратифицированного внутренним распоряжением организации.
В общественном соглашении указывается последовательность и величина компенсации затрат. Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку.
Когда начальник отправляет сотрудника в командировку , то в этом случаи он обязан компенсировать такие расходы:
- Проезд.
- Проживание в гостинице.
- Посуточные.
- Иные расходы с оповещением работодателя.
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Типы документа по возмещению расходов
Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:
- На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
- На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
- На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
Исковое заявление в суд о возврате денежных средств, как написать
Сообщите, как изменялись обязательства, кто и почему их нарушил, были ли попытки решить спор во внесудебном порядке, почему без суда денежные средства получить невозможно. В исковом заявлении о взыскании денежных средств обязательно определяется цена иска.
По цене иска определяется подсудность исков и оплачивается госпошлина в суд. Рекомендуем воспользоваться удобным средством расчета: калькулятор госпошлины в суд. В (наименование суда) Истец: (полностью ФИО, адрес) Ответчик: (полностью ФИО, адрес) Цена иска: ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ о взыскании денежных средств « » г. между мной и ответчиком возникли следующие правоотношения (подробно опишите, какие правоотношения возникли, какие договоренности были достигнуты, какие сроки исполнения обязательств были оговорены).
Служебная записка об об отчёте за почтовые расходы
Работодатель вправе обратиться к наследникам работника, взявшего средства под отчет и погибшего, с требованием погашения задолженности по подотчетной сумме. В строке «Приложение» записывают номер и дату приказа руководителя, в котором содержится распоряжение работнику выполнить служебное поручение, а бухгалтерии выдать деньги, перечисляются прилагаемые документы.
Для этого необходимо предоставить такие документы: Если работодатель, который обращался в суд с вопросом о возмещении расходов в ФСС, желает также возместить расходы, которые были понесены в связи с судебным разбирательством, то он вполне имеет на это право. Заявление о взыскании судебных расходов может быть подано в суд при подаче иска, или в любое время рассмотрения дела в суде.
Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.
Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.
Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.
Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.
Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.
Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2022 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Компенсации при отсутствии подтверждающей документации
В том случае, если работник по завершении командировки не может предоставить подтверждающих документов, начальство вправке поступить следующим образом:
- отказаться возмещать проездные расходы;
- возместить лишь часть расходов, на свое усмотрение.
Сотруднику, при отсутствии документов необходимо написать заявление на имя руководителя в произвольной форме.
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- дата и время отъезда в рабочих целях;
- используемый вид транспортного средства;
- цену приобретенных билетов;
- причину потери документов, подтверждающих покупку билетов.
В свою очередь, начальство, ознакомившись с заявлением должно сделать отметку, указав сумму компенсации или отказ возвращать затраченные денежные средства . По завершении, работник должен приложить заявление к авансовому отчету и передать в бухгалтерский отдел.
Стоит отметить, что руководитель государственных структур, даже при утере сотрудником подтверждающих расходы документов не может отказать в компенсации.
В соответствии с установленными нормами, запрещено ставить работников в худшее положение, чем установлено в Законодательной базе.
Таким образом, расчет компенсации будет происходить с учетом минимальной стоимости проезда:
- железнодорожные средства передвижения – плацкартный вагон;
- водное транспортное средство – каюта X группы, в случае речного транспорта – каюта III категории;
- автомобильное средство передвижения – автобус общего типа.
С частными организациями дела обстоят иначе. Выплата компенсации напрямую зависит от внутреннего регламента компании, в котором руководство предусмотрело пути урегулирования вопрос возмещения стоимости проезда сотрудников.
О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина. Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил.
Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:
- Покупка канцелярских принадлежностей;
- Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
- Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
- Представительские расходы.
Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные. Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.
Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:
- Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
- Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
- Выполнять служебные задания по приказу руководства;
- Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
- Получить от продавца счёт-фактуру.
В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.
Шаги по составлению служебной записки
Для составления служебной записки на возврат денег следуйте следующим шагам:
| Шаг 1: | Укажите свои контактные данные в правом верхнем углу документа, включая ФИО, должность, контактный номер телефона и электронную почту. |
| Шаг 2: | Укажите дату составления служебной записки под своими контактными данными. |
| Шаг 3: | Напишите адресата служебной записки (название и адрес организации, подразделения или должностное лицо), которому вы хотите отправить запрос на возврат денег. |
| Шаг 4: | Укажите салютацию (уважаемый, дорогой и т.д.) перед именем или должностью адресата. |
| Шаг 5: | В самом начале основного текста служебной записки укажите цель вашего запроса на возврат денег. |
| Шаг 6: | В следующем абзаце объясните обстоятельства, по которым вам необходимо вернуть деньги, включая даты и суммы платежей. |
| Шаг 7: | Предоставьте дополнительную информацию, если необходимо, чтобы облегчить процесс возврата денег. Например, укажите свой банковский счет и реквизиты для перевода. |
| Шаг 8: | Заключите служебную записку вежливым и благодарным заверением. |
| Шаг 9: | Приложите все необходимые документы, подтверждающие ваш запрос на возврат денег, к служебной записке (например, квитанции, счета и т.д.). |
| Шаг 10: | Подпишите служебную записку и укажите дату подписания. |
Следуя этим шагам, вы сможете составить правильную и понятную служебную записку на возврат денег и увеличить свои шансы на успешное разрешение вопроса.
Пример служебной записки на возврат денег
Уважаемый руководитель,
Субъект: Запрос на возврат денежных средств
Я, инициалы Фамилия, сотрудник отдела Название отдела, прошу Вас рассмотреть мою просьбу о возврате денежных средств. Данные средства были удержаны с моей заработной платы в связи с ошибочным начислением. Подробности следующие:
1. Дата удержания: дата удержания
2. Сумма удержания: сумма удержания
Подробности об ошибочном удержании:
Ошибочное удержание средств произошло из-за технической ошибки в системе заработной платы. При проверке начислений было установлено, что была совершена учетная ошибка, в результате которой моей заработной платы была причтена сумма в большем размере, чем следовало.
Просьба о возврате:
Прошу Вас возвратить указанную выше сумму на мой банковский счет, реквизиты которого указаны ниже:
Номер банковского счета: номер счета
Банк: название банка
Корреспондентский счет: корреспондентский счет
БИК: БИК банка
Адрес банка: адрес банка
Я готов предоставить любую необходимую документацию или дополнительную информацию для решения данного вопроса. Пожалуйста, уведомите меня о результатах рассмотрения данного запроса как можно скорее.
С уважением,
Инициалы Фамилия
Образец служебной записки на возмещение расходов
Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет.
Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные. В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.
Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.
Образец служебной записки на возмещение расходов
- Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
- Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
- Выполнять служебные задания по приказу руководства;
- Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
- Получить от продавца счёт-фактуру.
- Покупка канцелярских принадлежностей;
- Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
- Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
- Представительские расходы.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.