Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли нужна голограмма в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Несмотря на строго регламентированный выпуск наклеек, законодательством не предусмотрено обязательное использование голограмм в ТК. Многие задаются вопросом: зачем нужны наклейки на трудовую книжку, если они необязательны? Прежде всего, это защита записей в ТК. Снять наклейку не получится, она разрушается при попытке ее убрать, нижний слой останется и будет виден.
При работе с защитой следует помнить такие важные аспекты:
| Куда клеить |
|
|---|---|
| Когда клеить | После полного заполнения страницы, убедившись, что вся информация указана правильно, ни один элемент не смазан, все читаемы |
| Как клеить |
|
Куда наклеить голограмму в трудовой книжке?
Так как законодательством не установлено обязательное наличие голограммы в трудовой книжке и этот вопрос остается на усмотрение работодателя то, соответственно, нет указаний о том, куда клеится голограмма в трудовой книжке. Голограммой можно защитить титульную страницу. Само место, где будет находится голограмма, не так важно. Но именно этот вопрос вызывает у работодателей больше всего затруднений – что необходимо защитить? Прежде всего в защите нуждаются важные элементы бланка: номер, подпись работодателя, печать.
Необходимо учитывать, что голограмма клеится после заполнения трудовой книжки, поверх внесенной записи. Наклейку можно наклеить только один раз, поэтому если вы все-таки решили вклеить голограмму, будьте аккуратны: пленка должна лежать ровно, без заломов и морщинок. Не стоит клеить несколько наклеек на один лист книжки.
Стоит еще раз напомнить, что голограмма является дополнительной, но необязательной степенью защиты информации, которая содержится в трудовой книжке, поэтому куда наклеивать голограмму в трудовой книжке и использовать ли ее вообще – остается на усмотрение работодателя. Трудовые книжки, информация в которых не защищена голограммами, являются действительными.
Насколько обязательны наклейки в трудовой книжке?
До сегодняшнего дня ведутся непрекращающиеся споры не только об обязательности, но и вообще о правомерности применения голограмм для трудовых книжек. Ведь ни в одном из официальных документов, регулирующих оформление трудовых книжек и работу с ними, этот вид защиты данного бланка даже не упоминается. А если учесть, что утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» № 225 от 16 апреля 2003 года форма трудовой книжки также не предусматривает никаких наклеек, то неясно, вправе ли организации их использовать вообще.
Большинство специалистов сходятся на том, что коль скоро такое авторитетное предприятие, как Гознак, все-таки выпускает эти голограммы, то поддержать его эксперимент можно, по желанию работодателя. Если он разделяет точку зрения создателей этой наклейки о том, что она повысит степень защиты документа от подделки и позволит удостовериться в его подлинности, то он может использовать ее в работе. Но на правомочность трудовой книжки наличие или отсутствие голограммы никак не повлияет, она в любом случае действительна, как с наклейкой, так и без нее.
Прогнозы и мнения об использовании голограммы в трудовой книжке
В настоящее время в Российской Федерации мы наблюдаем постепенное внедрение новых технологий в различные сферы жизни, включая трудовые отношения. Одним из обсуждаемых вопросов становится использование голограммы в трудовой книжке.
Мнения по поводу использования голограммы в трудовой книжке разделились. Одни полагают, что это инновация, которая повысит безопасность и защиту документа от подделок. Такие голограммы могут быть уникальными и сложно подделываемыми, что поможет установить идентичность владельца трудовой книжки. Помимо этого, использование голограммы может обеспечить легкий доступ к информации в трудовой книжке через специализированное оборудование.
Однако есть и те, кто выступает против использования голограммы в трудовой книжке. Они указывают на то, что данное нововведение потребует дополнительных финансовых затрат на разработку и внедрение необходимых технологий. Кроме того, некоторые опасаются, что внедрение голограммы может усугубить проблемы с доступностью и сохранностью трудовых книжек. Необходимость в специализированном оборудовании и его обслуживании может привести к трудностям, особенно для малых и средних предприятий.
В целом, использование голограммы в трудовой книжке может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. Ее внедрение может повысить безопасность документа и облегчить доступ к информации в нем. Однако следует учесть возможные трудности и затраты на внедрение и обслуживание таких технологий. Таким образом, принятие решения о внедрении голограммы в трудовую книжку следует проводить на основе комплексного анализа преимуществ и недостатков данного новшества.
Общие правила наклеивания голограммы
Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.
- Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
- Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
- Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
- В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
- Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.
Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки.
Порядок оформления трудовых книжек
Успешный прием на работу нового сотрудника должен подтверждаться записью в трудовой книжке. Исключение может быть сделано для работников, отработавших свои обязанности до 5 дней включительно (ст. 66 ТК РФ), а также для лиц, работающих по совместительству, место деятельности которых не является признан основным. При отсутствии того же направления работы необходимо оформить документ на сотрудника.
Подробную информацию о регистрации трудовых отношений см. В материале «Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Когда работодатель составляет трудовую книжку в присутствии самого работника, он вносит следующие данные:
- данные сотрудника (ФИО, дата рождения);
- образование и приобретенные специальности;
- дата составления документа.
Введенные данные сотрудник подтверждает личной подписью.
Кроме того, события трудовой деятельности заносятся в документ в хронологическом порядке: факты занятости, увольнения, информация о переводах, льготах, наградах. В трудовую книжку сведения о взысканиях не заносятся (кроме указания причин увольнения).
Где взять голограмму для трудовой книжки
Выпускаются голограммы и трудовые книжки только типографией ФГУП «Гознак». С этой типографией сотрудничают специальные магазины бланков и печатной продукции. Приобрести голограмму самостоятельно невозможно. Организации, занимающиеся распространением продукцией с защитными элементами, должны оформить договор с ФГУП «Гознак» или с посредниками этой типографии. Они обязаны иметь доступ к работе с бланками строгой отчетности и защищенной полиграфией. Получать организациям голограмму отдельно от трудовой книжки не предусмотрено, так как листок с шестью наклейками является вкладышем в самом бланке с 2008 года.
Куда клеить голограмму в трудовой книжке — образец уже заполненного документа с вклеенной голограммой часто ищут кадровые работники, чтобы получить ответ на этот вопрос. Зачем нужна защита информации, содержащейся в трудовой книжке, является ли использование голограмм обязательным, куда клеится голограмма — на все эти вопросы даст ответы настоящая статья.
Голограмма представляет собой объёмное трёхмерное изображение, которое создаётся при помощи специального лазера и применяется абсолютно в разных сферах, гарантируя подлинность записей. Внешне — это знак серебристого оттенка, где изображён орёл с двумя головами (герб Российской Федерации) и условное сокращение «ТК». Установленная величина марки — это полтора на три сантиметра. Получают элемент методом нанесения на специальную, довольно тонкую плёнку (подложку). Комплект состоит из шести штук изображений, круглой формы.
Посмотрите на видео чтобы лучше понять:
Так называемая защита говорит о подтверждении работодателем личных сведений сотрудника, которые не подлежат изменениям. Голограмму в трудовую книжку невозможно создать и внести самостоятельно, так как её выпускают специальные учреждения. Наклейку также нельзя купить ни в магазине, ни на рынках.
Защитная функция изображения заключена в том, что любая попытка отделения её от листа приведёт к распаду на слои, причём часть фрагментов эмблемы останется на первоначальном месте. Именно поэтому попытка фальсифицировать, либо исправить неизменяемый документ несомненно будет установлена в дальнейшем. Приложенная к голограмме инструкция предупреждает пользователей о единичной возможности нанесения.
Процесс приклеивания голограммы в трудовую книжку довольно ответственный. Поэтому выполняется он обычно руководителем после того, как оформлен бланк. Причем клеится она строго на первую страницу документа. В том месте, где находится информация о ее обладателе. А точнее его подпись, данные кадрового работника, который завел эту трудовую книжку, его номер и печать организации, взявшей в свой штат этого сотрудника.
Прежде чем начать приклеивание, необходимо подготовить рабочую поверхность к выполнению данной процедуры. Она должна быть чистой, без посторонних предметов. Проверьте правильность указанной информации, так как исправить ее больше не будет возможности. Потом убедитесь в том, что голограмма повернута правильной стороной. Довольно часты случаи, когда элемент приклеивается вверх ногами. Недопустимы неровности и складки.
Использовать данную пленку можно только один раз. Снять ее и повторно применить нельзя. Это сразу будет заметно, так как испортится весь вид трудовой книжки. Он станет неопрятным и некрасивым. В таком случае лучше документ не использовать больше, а переоформить на новый. Образец, куда клеить голограмму в трудовой книжке, вы можете увидеть ниже. Он приведен на фото.
Наглядно посмотреть процесс приклеивания голограммы можно на видео, приведенном ниже. Благодаря ему вы сможете увидеть особенности и тонкости этой процедуры. На что следует обратить внимание? Как показывает практика, главное, проводить эту работу внимательно и аккуратно. Тогда результат будет качественный.
Общие правила наклеивания голограммы
Несмотря на отсутствие законодательной базы, в целях снижения риска фальсификации «Гознак РФ» более десятка лет печатает трудовые книжки и отдельные листы, на которых имеются голографические наклейки. По первичному замыслу создателей, они были призваны обезопасить внесенные в бланк сведения о приеме, увольнении и кадровых перемещениях ее владельца. На одной бумаге напечатано шесть эмблем. Для правильного применения защитных элементов организация разместила на своем официальном сайте соответствующую разъяснительную инструкцию.
- Перед тем, как прикрепить эмблему, необходимо определить информацию, подлежащую защитным мерам.
- Голограмму нужно располагать строго вертикально, узор не должен быть повернут вбок, вниз.
- Наклеивая пленку, необходимо следить, чтобы не было складок, морщин, а поверхность оставалась гладкой и ровной.
- В каждом экземпляре допустимо использование одного либо всех элементов, которые прилагаются в виде отдельного вкладыша.
- Применять голографические наклейки можно только в документах нового образца, имеющих строго отведенные для этого области.
Фиксируя на листке бланка защитную эмблему, следует проявлять осторожность, поскольку в случае неудачной попытки может потребоваться замена трудовой книжки.
Как приклеить голографический знак?
Многие работодатели, впервые увидев защищенные трудовые книги, не понимают куда нужно клеить пленку. Существует несколько правил использования голограмм, о которых необходимо знать:
- Наносить наклейку можно только после заполнения бланка;
- Защитный знак приклеивается на титульный лист документа. Таким образом, он подтверждает подлинность сведений о сотруднике и записи в трудовой книге;
- Изображение орла на стикере не должно быть перевернуто. Пленку необходимо наносить аккуратно, не допуская образования складок;
- Переклеивать знак запрещено. Неправильное нанесение испортит бланк, поэтому лучше заполнить новый.
Голографические наклейки в трудовой книге должны охватывать какую-либо важную информацию, например штамп предприятия или подпись руководителя.
Только директор предприятия или ответственное лицо имеет право приклеивать голограммы. В трудовой книге нет определенных мест для нанесения знаков, однако существуют наиболее уязвимые области, которые следует защитить:
- Порядковый номер документа. Наклейку клеят рядом с цифрами, стараясь не закрыть их;
- Образец подписи директора и владельца книжки;
- Дата приема на работу, увольнения;
- Персональные сведения о сотруднике.
Даём определение понятию
Начнём с того, какой у неё внешний вид. Круглая прозрачная наклейка из переливающейся серебряной глянцевой бумаги, с изображением двуглавого орла — символа нашей страны. При разных углах падения света она показывает разные отражения. Любая попытка отклеить её разрушает материал послойно. Это свойство обеспечивает возможность использовать её только однажды. В результате скрытый участок гарантированно не будет изменён, ведь будет запятнан остатками разрушенной голограммы.
Гознак решил провести эксперимент, будет ли новая система безопасности эффективно использоваться сотрудниками кадровых отделений для предохранения от подделки. Технология их изготовления довольно сложна и требует использования специального оборудования. Это позволяет быть уверенными, что голограммы не будут создаваться мошенниками.
Трудность производства обуславливает отсутствие данных средств защиты в бракованной и незаконной продукции. Самостоятельно изготовить такую наклейку практически невозможно. Прозрачные плёнки можно использовать как дополнительную меру защиты реквизитов документа. Подтверждение отсутствия попыток подделать подпись в документе. Особенностью голограмм является саморазрушение, поэтому снять её не получится.
Документ будет испорчен полностью и его необходимо заменить. Наклейки используются для подтверждения достоверности подписей и номера документа на титульном листе трудовой книги.
Согласно требованиям Гознака, использование наклеек преследует следующие цели:
- гарантирует подлинность документа;
- не даёт вносить в документ ложную информацию;
- невозможность подделки.
К этому же списку можно отнести разрушение голограммы вследствие естественных или искусственных причин. Зачастую разрушение голограммы свидетельствует о попытке исправить документ.
Для чего используют голограммы
Голограмма – это специальная пленка, которая защищает документ от подделки, обеспечивая безопасность и достоверность внесенных сведений. Она имеет специфику изготовления (секретные компоненты), что не позволит произвести ее переклеивание, так как при такой попытке произойдет расслоение, клеевое основание не оттирается. Поверхность имеет определенный рисунок, который переливается при попадании света под разным углом.
Нанесение такого знака осуществляется двумя способами: вручную, автоматически
Первый метод подходит при оформлении текущей документации, второй наносится на деньги, билеты, документацию особой важности
В ПП РФ № 225 абз. 2, пункт 46 от 25.03.2013 года отмечено, что порядок обеспечения ТК не регламентируется законодательством, и она не обеспечена защитой. Министерство финансов в 2011 году давало разъяснение, как правильно использовать защитные наклейки, но законодательного подтверждения не последовало.
Таким образом, работодатели при оформлении ТК не обязаны клеить голографические наклейки. При этом документация будет иметь равнозначный юридический статус, как со знаком, так и без.
Правильное наклеивание голограммы в трудовую книжку
В соответствии с существующей практикой, голографическая наклейка может быть размещена на том или ином реквизите, содержащемся на титульной странице трудовой книжки. При этом означенный реквизит должен оставаться полностью читаемым, т. е. голограмма должна закрывать лишь небольшую его часть.
Наиболее предпочтительные места (и расположенные на них реквизиты) для наклеивания голограммы:
- верхний правый угол титульного листа (номер трудовой книжки);
- нижний левый угол титульного листа (печать организации-работодателя);
- нижний правый угол титульного листа (подпись владельца книжки либо ответственного за ведение книжки лица).
При наклеивании голограммы следует соблюдать особую осторожность. Важно убедиться в том, что наклейка расположена ровно и правильно (не «вверх ногами»). Также недопустимо нарушение целостности голограммы либо ее деформация после приклеивания.
Голограмма в трудовой книжке
Под голограммой понимается специальная наклейка на документ, которую невозможно удалить без остаточных следов. После попытки снять такого рода защиту на бланке остаются переливающиеся блики, избавиться от которых нельзя.
Требования к оформлению и ведению трудовых книжек устанавливаются:
- Трудовым кодексом, который регламентирует общие трудовые правоотношения, а также указывает на необходимость введения различных способов по защите персональной информации работников различных учреждений и организаций;
- Постановлением Правительства № 225, которое полностью сосредоточено на Правилах ведения, использования, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, а также на необходимости и особенностях ведения Журнала учета трудовых книжек работников организации и чистых бланков, которые еще только ждут своих владельцев.
Голографические изображения постепенно входят в жизнь россиян, однако не все осведомлены об особенностях такого рода защиты. Далеко не все подозревают, что яркие блестящие наклейки – это защитный механизм, который срабатывает дважды: первый раз — устанавливая подлинность документов, второй – не позволяя мошенникам внести какие-либо изменения в уже существующие бумаги.
Применение голограмм не ограничивается только трудовыми книжками, небольшие наклейки могут использоваться фактически везде, где фигурируют особо важные бумаги.
Прежде всего, голограммы в трудовой отвечают за подлинность внесенных данных. Как таковая защита персональной информации возможна только в том случае, если какой-либо злоумышленник попробует изменить существующую информацию или добавить в нее недостоверные факты.