Обязательные кадровые журналы в организации в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые журналы в организации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Соблюдение законодательных требований: зачем нужны кадровые журналы

2. Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

3. Какие журналы должны быть в компании обязательно?

4. Кадровая отчетность для Службы занятости населения

5. Эффективные методы развития персонала

6. Порядок хранения кадровых документов

7. Ежеквартальная отчетность кадровика

8. Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

9. Секреты успешного построения команды

10. Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

11. Инновации в HR сфере для повышения эффективности

12. Роль мотивации в достижении высоких результатов

13. Значение эмоционального интеллекта в HR-практике

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.

Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.

Соблюдение законодательных требований: зачем нужны кадровые журналы

Законодательство о труде устанавливает определенные правила и нормы, которые организации должны соблюдать в отношении своих сотрудников. Одним из требований является ведение кадрового учета, включающего подробную информацию о каждом сотруднике: его личные данные, дату приема на работу, структурное подразделение, должностные обязанности, информацию о выплате заработной платы и др.

Кадровые журналы позволяют организациям удовлетворить законодательные требования и иметь полный контроль над кадровым составом. Они помогают вести учет сотрудников, их изменения статусов (например, перевод на другую должность, отпуск, увольнение) и обеспечивают сохранность данных о персонале на протяжении определенного времени.

Важно отметить, что кадровые журналы также помогают предотвращать возможные конфликты и споры с сотрудниками по вопросам заработной платы, отпусков и других прав и обязанностей. Благодаря подробной документации в журналах, организации могут доказать соблюдение требований законодательства и предоставить необходимую информацию при возникновении разногласий.

Таким образом, кадровые журналы играют важную роль в обеспечении соблюдения законодательных требований и управлении персоналом организации. Ведение детальной кадровой документации помогает минимизировать риски и конфликты, а также поддерживает прозрачность и ответственность в управлении персоналом.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года. Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно.

Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.

Дистанционный труд и эксперимент об электронном документообороте.
Минтруд утвердил правило перехода на электронные кадровые документы.
Перечень кадровых документов, с которыми можно работать в электронном виде.
Выгоды электронного документооборота.
Персональные данные работника при ведении кадрового ЭДО.
Новые правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

Периодические отчеты в пенсионный фонд.
СЗВ, квотируемые категории.
Электронные трудовые книжки. Новая форма СЗВ-ТД, которую в 2023 году нужно подавать ежемесячно до 15 числа.
Какая информация и за какой период будет вноситься в новые отчеты СЗВ-ТД и СЗИ-ТД?
Информация о работниках, которые были приняты, уволены, переведены и обо всех работающих в организации с указанием всех переводов и должностей.
Штрафные санкции по новым отчетам и как их избежать.
Уведомления о приеме и увольнении работников в ПФ РФ: процедура, сроки уведомления, порядок уведомления при большом штате.
Отчетность в службы занятости.
Категории отчетности по ведению воинского учета. Новации. Ответственность.
Нулевая отчетность при отсутствии изменений по работникам.
Отчетность по «совместителям».
Бланки новой отчетности в ПФ РФ и особенности заполнения.

изучат ключевые изменения трудового законодательства 2023-2023 годов;
получат практические рекомендации, как провести и завершить переход на электронные трудовые книжки;
рассмотрят новый Федеральный закон по цифровизации кадрового дела, какие кадровые документы затронет эксперимент, и как будет проходить их перевод в электронный формат;
познакомятся с порядком проведения проверок трудовой инспекции в 2023 году;
рассмотрят актуальные вопросы увольнения работников;
разберут спорные ситуации в области трудового права и ведения кадрового учета на практических примерах.

Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2023).
Изменения в диспансеризации работников.
Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
Сложные вопросы оформления совместительства.
Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2023 году.
Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
Порядок организации проверок в 2023 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2023, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2023). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.

Изменение сроков уведомлений по переходу на ЭТК.
Отчетность работодателя (СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР).
Принятие закона о штрафных санкциях.
Способы подтверждения трудового стажа работников после внедрения ЭТК.
Правила выдачи трудовых книжек работникам на руки, если они отказались от их ведения.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
Внесение изменений в ЛНА в связи с переходом на ЭТК.

обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;
исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;
выдачу организации-фондообразователю дел во временное пользование, в т.ч. и для работы в читальном зале архива.

Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации. Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет. В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки.

Описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации по установленной форме (Пример 3.8) и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Кадровая отчетность для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.

Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):

Наименование предоставляемой информации	Срок сдачи, периодичность
Обязательная
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения	За два месяца до начала соответствующих мероприятий
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан	За три месяца до начала соответствующих мероприятий
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю	В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации	Ежемесячно
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

Эффективные методы развития персонала

В данном разделе представлены эффективные методы развития персонала, которые помогут кадровику в 2024 году быть в курсе последних тенденций и достижений в области управления персоналом.

1. Обучение и тренинги. Регулярные обучающие мероприятия помогут сотрудникам улучшить свои навыки и знания в соответствии с требованиями компании.

2. Менторинг. Организация программы менторства позволит новым сотрудникам быстрее адаптироваться к рабочей среде и получить опыт и знания от более опытных коллег.

3. Оценка и обратная связь. Регулярная оценка работы сотрудников и предоставление им обратной связи помогает выявить и исправить недостатки, а также поощряет личностный и профессиональный рост.

4. Развитие лидерских навыков. Организация тренингов и программ по развитию лидерства поможет сотрудникам развить навыки эффективного руководства и управления командой.

5. Профессиональные конференции и семинары. Участие в профессиональных мероприятиях позволит кадровику быть в курсе последних тенденций в области развития персонала и установить полезные контакты.

6. Карьерное развитие и планирование. Поддержка сотрудников в их карьерном росте и развитии помогает удерживать талантливых специалистов и повысить их мотивацию.

7. Внутренние программы обучения. Организация внутренних программ обучения позволит сотрудникам получить знания и навыки, соответствующие специфике компании.

8. Использование новых технологий. Внедрение новых технологических решений в процессы обучения и развития сотрудников повышает эффективность учебного процесса и улучшает результаты.

9. Кросс-обучение. Организация обмена знаниями между сотрудниками разных отделов и функциональных областей способствует развитию компетенций и повышает эффективность работы.

10. Постоянное саморазвитие. Самообучение и саморазвитие являются важными составляющими личностного и профессионального роста каждого сотрудника.

Порядок хранения кадровых документов

С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.

Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.

Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.

Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.

Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.

Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.

В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.

Ежеквартальная отчетность кадровика

В состав ежеквартальной информации входят статистические формы. Это бланк П-4, обозначенный выше. Сдают П-4 раз в квартал, если в учреждении числится менее 15 работников — с 1-го рабочего дня по 15-е число после отчетного периода. Независимо от периодичности отчетности направьте сведения по форме П-4 из Приказа № 532 от 29.07.2022.

Помимо сведений о численности и зарплате работников, кадровик формирует дополнительный отчет в Росстат — П-4 (НЗ). Формуляр раскрывает сведения о неполной занятости работающих и о движении наемной рабочей силы на предприятиях. Бланк на 2023 г. утвержден Приказом № 532 от 29.07.2022, на 2024 год — Приказом № 360 от 31.07.2023.

Подавайте П-4 (НЗ) в такие сроки:

за 1–3-й кварталы — с 1-го рабочего дня по 8-е число после отчетного квартала;
за 4-й квартал — с 1-го рабочего дня по 10-е число после отчетного квартала.

Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

Рассматривается законопроект № 1256989-7, согласно которому планируется, что с 1 сентября 2022 года управлять легковыми такси и общественным транспортом смогут только те лица, у которых нет судимости за некоторые виды преступлений.

Соответствующие корректировки будут внесены в гл. 51 ТК РФ.

Сотрудники обязаны до 1 марта 2023 года подать работодателю справку об отсутствии (наличии) судимости и (или) факта уголовного преследования. При невыполнении данного требования работодатель обязан отстранить работника от выполнения трудовых обязанностей.

О таких требованиях должны знать компании и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки или перевозки для своих целей автобусами и грузовиками.

До 1 января 2027 года к таким работникам будет предъявляться больше требований, которые закреплены в Приказах Минтранса от 31.07.2020 г. и от 29.07.2020 г. № 264.

К примеру, водители легковых автомобилей должны понимать, как оказывать помощь при посадке и высадке пассажиров, в т.ч. при использовании специальных устройств для инвалидов.

На основании требований регламентируются новые правила профотбора и обучения работников, чья трудовая деятельность основана на эксплуатации автомобилей.

В соответствии с Постановлением Правительства от 14.09.2021 г. № 1552 с 25 сентября 2021 года действует обновленный порядок исчисления среднего заработка.

Установлено, что средний заработок рассчитывается делением доходов человека, на которые начислены страхвзносы на ОПС за расчетный период, на число месяцев в этом же периоде.

При этом учитываются такие виды выплат для исчисления:

зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
зарплата в натуральной форме;
разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
надбавки и доплаты;
премии и вознаграждения.

Если у работодателя среднесписочная численность сотрудников от 25 чел. и больше, а также если юрлицо имеет в уставном капитале долю участия РФ, субъектов РФ или муниципального образования, то с 1 января 2022 года для них регламентировано требование — размещать данные о вакансиях на портале «Работа в России».

Эта информация будет содержать сведения о потребностях в сотрудниках, об условиях их привлечения к работе и наличии свободных мест.

На данный момент Минтруд подготовил проект приказа, предусматривающего формы, по которым нужно будет направлять информацию о потребностях в кадрах.

Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:

Факт составления бумаги.
Передача документа в исполнение.

Секреты успешного построения команды

Одним из секретов успешного построения команды является разнообразие. Разные личности, обладающие разными точками зрения и опытом, смогут дополнить друг друга и привнести в работу новые идеи и подходы. Работа в такой команде будет более креативной и продуктивной.

Доверие — еще один важный фактор успешного построения команды. Лидер должен проявлять доверие к каждому члену команды и давать им возможность проявить себя. Каждый член команды должен чувствовать, что его мнение и вклад в работу ценится и уважается.

Коммуникация — ключевой аспект работы команды. Члены команды должны свободно общаться и делиться информацией. Открытая коммуникация позволит решать возникающие проблемы быстрее и эффективнее, а также даст возможность поддержать и вдохновить друг друга.

Установление ясных целей и выработка плана — еще один секрет успешного построения команды. Все члены команды должны понимать, к чему они стремятся, и какими средствами они собираются достичь поставленных целей. Ясные и конкретные цели помогут команде ориентироваться и сделать ее работу более продуктивной.

Наконец, один из ключевых секретов успешного построения команды — мотивация. Лидер команды должен уметь находить источники мотивации для каждого члена команды. Это может быть как материальная награда, так и признание достижений или возможность принять участие в интересных и важных проектах.

Следуя этим секретам, кадровики смогут построить эффективную и успешную команду, способную достигать высоких результатов и справляться с самыми сложными задачами. Важно помнить, что команда — это не просто группа людей, а единый организм, который работает вместе для достижения общей цели.

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

организационно-распорядительные документы;
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

Учета выбросов в атмосферу.
Учета потребления воды и ее отведения.
Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2021 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
оформление и регистрация приказа в книге учета;
заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Инновации в HR сфере для повышения эффективности

В современном мире HR-специалисты сталкиваются со множеством вызовов, которые требуют новых решений и стратегий. Развитие технологий и изменение бизнес-процессов заставляют HR-отделы быть гибкими и инновационными. В этом контексте, существует несколько инноваций, которые могут существенно повысить эффективность HR деятельности.

1. Использование искусственного интеллекта (ИИ) в подборе и найме сотрудников. ИИ-системы могут анализировать огромное количество данных, определять профиль и потребности компании, а также сравнивать и выбирать наиболее подходящих кандидатов. Благодаря этому, процесс подбора персонала становится более быстрым и точным.

2. Внедрение онлайн-платформ для обучения и развития сотрудников. Онлайн-курсы и обучающие платформы позволяют сотрудникам самостоятельно развиваться и повышать свои навыки. Такая система обучения позволяет сэкономить ресурсы и время HR-подразделения.

3. Системы аналитики и управления данными. Разработка и внедрение систем аналитики и управления данными позволяет HR-отделам эффективно анализировать и использовать информацию о своих сотрудниках. Это помогает принимать взвешенные решения в различных сферах HR-дейтельности, таких как подбор, обучение и стимулирование сотрудников.

4. Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений. Сотрудники, которые чувствуют себя активными участниками внутренней жизни компании и имеют возможность принимать решения, обладают большей мотивацией и преданностью к компании. Поэтому вовлечение сотрудников в процесс принятия решений становится важным фактором эффективности HR-деятельности.

5. Использование мобильных приложений для HR процессов. Мобильные приложения позволяют сотрудникам и HR-специалистам просто и удобно совершать различные операции и оперативно обмениваться информацией. Это упрощает и ускоряет HR-процессы, повышая эффективность и удобство работы.

6. Автоматизация рутиных HR-процессов. Автоматизация рутинных задач как, например, управление отпусками, сбор и анализ данных может значительно сэкономить время и ресурсы HR-отдела, позволяя сотрудникам заниматься более важными и стратегическими задачами.

7. Развитие и поддержка корпоративной культуры. Создание и поддержка корпоративной культуры является важным аспектом HR-деятельности. Понимание ценностей компании и ее культуры помогает сотрудникам чувствовать себя единой командой, а также повышает их мотивацию и лояльность к компании.

Вовлечение инноваций в HR-процессы может значительно повысить эффективность деятельности HR-отделов и способствовать достижению стратегических целей компании.

Роль мотивации в достижении высоких результатов

Мотивация играет важную роль в работе кадровых специалистов, так как помогает сформировать проактивный подход к работе и улучшить результаты найма, обучения и удержания персонала. Мотивированные кадровики с большей энергией и эффективностью выполняют свои задачи, стремятся к росту и развитию, а также способствуют максимальному раскрытию потенциала остальных сотрудников.

Для достижения высоких результатов в управлении персоналом необходимо уметь эффективно мотивировать себя и других. Для этого важно установить четкие и достижимые цели, которые будут стимулировать действия. Также важно иметь четкое видение успеха и долгосрочную перспективу, чтобы поддерживать внутреннюю мотивацию в трудные моменты.

Определение значимых мотиваторов и дополнительных стимулов, таких как поощрения и возможности профессионального развития, также поможет поддерживать высокую мотивацию у себя и у подчиненных. Регулярное обратное сообщение и признание заслуг также играют важную роль в удержании высокой мотивации.

Итак, мотивация играет важную роль в достижении высоких результатов в работе кадровых специалистов. Она стимулирует прогресс и успех, помогает развивать таланты и улучшать работу команды. Умение эффективно мотивировать себя и других является важным навыком, который каждый кадровик должен развивать для достижения профессионального роста и успеха.

Значение эмоционального интеллекта в HR-практике

Знание эмоционального интеллекта позволяет HR-специалистам более глубоко понять сотрудников, изучить их потребности и проблемы. Благодаря этому, HR-отдел может создавать более эффективные программы планирования карьеры, обучения и развития персонала.

Сотрудники с высоким уровнем эмоционального интеллекта также способны эффективно управлять конфликтами, быть более внимательными к потребностям своих коллег, обладать лидерскими свойствами. Это существенно важно для HR-практики, поскольку роль HR-специалиста включает в себя решение конфликтных ситуаций и стремление к формированию позитивной корпоративной культуры.

Наличие сотрудников с высоким эмоциональным интеллектом также сказывается на атмосфере в коллективе, улучшает коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками, а также на общей производительности и результативности компании.

Для HR-специалистов важно развивать свой эмоциональный интеллект через обучение и самообразование. Множество исследований свидетельствуют о том, что эмоциональный интеллект может быть развит и усовершенствован с опытом и практикой.

Важно отметить, что в HR-практике эмоциональный интеллект не должен рассматриваться в изоляции, а должен быть интегрирован в общую систему управления персоналом. Комбинация эмоционального интеллекта с другими навыками и компетенциями HR-специалистов позволяет создать более сильную и эффективную HR-функцию в организации.