Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление сотрудника о переводе на дистанционную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле. Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно». Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.
С какими сложностями столкнулись работодатели в период пандемии
Ситуация с коронавирусом показала, что многие работодатели не готовы в случае необходимости быстро перейти на удаленную работу. В первую очередь сложности возникают на фоне грамотного оформления перевода кадров. Работодатель не может просто сказать: «начинайте работать удаленно».
Это должно быть четко зафиксировано на бумаге и отображено в ряде нормативных документов.
Второй момент: переводить специалистов на дистанционную работу в связи с коронавирусом можно в том случае, если компания в состоянии обеспечить его технически. Даже если сотрудник может использовать личный компьютер, ноутбук, нужно еще позаботиться о наличии у него доступа к различным программам и платформам, которые устанавливаются на ПК, интернету, оплатить сотовую связь.
Цели перевода на дистанционную работу
Перевестись на удаленный режим можно было и раньше, до введения мер по обеспечению самоизоляции. Однако данной возможностью пользовалось не так много людей, несмотря на такие очевидные преимущества:
- Работник может выполнять задания в любых комфортных для него условиях.
- Перерывы на обед можно устраивать тогда, когда удобно.
- Нет необходимости тратить время и финансы на дорогу до работы.
- Во время перерывов можно общаться с семьей.
Работодатель, оформляя работника на удаленный режим, также получает для себя выгоду, поскольку:
- Нет необходимости оформлять рабочее место. Достаточно предоставить техническое обеспечение, если его нет, и компенсировать расходы.
- Не нужно проводить спецоценку труда.
- Если весь штат работает удаленно, снижаются расходы на аренду помещения.
У такой работы есть и минусы. Зачастую переговоры и совещания проводятся по видеосвязи, которая не всегда хорошо работает.
Также руководитель не может полностью контролировать процесс исполнения работником своих обязанностей. Он видит лишь результат. Есть некоторые трудности с применением дисциплинарных взысканий.
Впрочем, в сегодняшних реалиях переход на дистанционную работу – не дань комфорту, а вынужденная мера. Ее основная цель – предотвращение распространения коронавирусной инфекции. Чем больше сотрудников будут оставаться дома, тем быстрее будут сняты карантинные меры.
Способы перехода на дистанционную работу
Если раньше штат организации работал в очной форме, а в период пандемии работодателю пришлось переводить сотрудников на удаленный режим. Есть два возможных способа, позволяющих это сделать:
- Оформить временный перевод работника на срок до одного месяца. Этот метод актуален в период самоизоляции.
- Составить дополнительное соглашение к трудовому договору, изменяющее условия документа.
Для реализации первого способа необходимо соблюсти два условия:
- Составить соглашение между двумя сторонами договора.
- Заключить его в письменном виде.
Второй путь является более сложным, так как в соглашении необходимо прописать несколько положений касательно:
- Формата и сроков дистанционной работы.
- Объема трудовых обязанностей и размера оплаты. Если функционал сотрудника сужается или расширяется, размер заработной платы также должен измениться.
- Правил и формы контроля дистанционного сотрудника.
- Формы проверки результатов работы.
- Компенсации затрат на связь с работодателем.
- Обеспечения работника средствами, необходимыми для выполнения заданий.
- Порядка и формы обмена служебной документацией.
Дополнительное соглашение к трудовому договору — образец
Перевод сотрудников на дистанционную форму работы потребует от работодателя оформления с каждым из них дополнительного соглашения к трудовому договору. В тексте необходимо прописать особенности удаленной работы с учетом нормативных требований гл. 49.1 ТК РФ:Как выглядит образец такого соглашения, смотрите ниже:
Скачать образец
Дополнительное соглашение о дистанционной работе можно заключить и без непосредственного взаимодействия сторон в офисе работодателя — путем электронной переписки. Но сразу после достижения договоренностей по всем вопросам и оформления соглашения работодатель обязан направить работнику согласованный текст документа по почте заказным письмом с уведомлением. Срок — не позже трех календарных дней с момента заключения соглашения (ст. 312.2 ТК Ф).
Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.
Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).
Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.
Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.
Также можно перезаключить трудовой договор, составив новый и внеся в него все изменения.
Внимание! Предложение о переводе на дистанционную работу может поступить и от работодателя, в этом случае работник тоже должен написать заявление.
Какие документы нужно оформить
Теперь о том, как перевести сотрудников на удалённую работу на время распространения коронавируса в части оформления необходимых документов. В первую очередь, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Но это не единственный документ, который придётся подготовить.
Обязательно оформите заявление о переводе работника на удалённую работу. В нём следует указать основание для этого и срок. Сейчас актуальна формулировка: на время действия ограничительных мер из-за риска распространения коронавирусной инфекции COVID-19.
Затем подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. После этого директор организации или ИП выпускает приказ о переводе работника на удалённую работу. Если их несколько, в приказе должен быть список должностей и ФИО переводимых сотрудников. В отношении каждого нужно указать дату начала дистанционной работы. Всех, кто фигурирует в приказе, необходимо с ним ознакомить под подпись.
Переводя сотрудников на удалённую работу из дома, работодатель может обеспечить их компьютерной техникой. В этом случае нужно приложить договор о материальной ответственности за предоставленные ценности, а также составить акты их приёма-передачи.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Оформляем прием на «дистанционку»
Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ).
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63‑ФЗ.
Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.
Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.
Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?
В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.
Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.
Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.
Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.
Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».
Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Основания и причины для перевода
Закон о труде не предусматривает каких-то определённых оснований для перевода работника на дистанционную работу. На практике работодатель начинает вести речь об удалёнке, когда присутствие сотрудника на предприятии фактически не требуется. Содержать работника на домашней работе куда дешевле.
Если инициатива исходит непосредственно от сотрудника, то перевод зачастую обуславливается личными причинами: переезд в другой регион или иное отдалённое от офиса место; ограничения по здоровью, затрудняющие перемещение по городу и так далее.
Следует иметь в виду, что работодатель не обязан одобрять заявление сотрудника. Директор оставляет за собой полное право отказать в просьбе, не мотивируя своё решение.
Как работнику написать заявление для перехода на удаленную работу?
Типовых бланков для заявления, оформляемого по причине перевода на домашний режим труда в связи с коронавирусом, не существует, поэтому работники вправе составить текст документа в произвольном виде.
Заявление с просьбой о переходе на удаленку работник пишет, если сам инициирует начало данной процедуры. То есть предложение о переводе исходит от сотрудника, а не от работодателя.
Текст пишется на обычном листе бумаги А4. В правом углу вверху — реквизиты руководителя, свои данные. По центру — название бланка (заявление).
Непосредственно текст должен содержать исчерпывающую информацию о просьбе и ее причине:
- просьба перевести на дистанционный режим труда;
- причина перевода — угроза распространения коронавируса (официальное название вирус COVID-19);
- сроки перевода — с какого по какое число работник планирует работать удаленно от компании;
- возможно добавить фразу о необходимости сохранения заработной платы на период удаленки.
Труд дистанционных сотрудников
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.
Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.
Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.
Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).
Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.
Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).
Как перевести сотрудника на удаленку: документы для оформления и пошаговый порядок действия
Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения
Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК).
Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).
С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.
Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись.
Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.
Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору.
В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы.
В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.
- Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.
Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.
Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.