Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подписать электронной подписью документ PDF?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы ПЭП наделяла электронные документы юридической значимостью, требуется дополнительное соглашение между участниками ЭДО. Данный вид подписи не гарантирует неизменность документа с момента подписания. В большинстве случаях не подойдёт для использования индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Также ПЭП нельзя подписывать документы, относящиеся к государственной тайне.
Получение цифровой подписи: пошаговая инструкция
C точки зрения пользователя, ЭЦП – это IT-продукт. Его выбор и приобретение имеют свои особенности. Во-первых, любое коммерческое предложение удостоверяющего центра (далее – УЦ), сформированное в рамках профессиональной деятельности, включает не только продукцию, но и пакетную услугу – сервис с определенным набором опций. Во-вторых, процедура обращения за электронной подписью, а также ее изготовление, выдача, получение и процесс использования строго регламентируются российским законодательством – ФЗ №63.
Пользуемся ЭЦП правильно: как подписать файл
Чтобы визировать электронные документы, преобразованные в файлы форматов .doc/.docx и .pdf, потребуется корневой сертификат удостоверяющего центра, СКПЭП и специализированное программное обеспечение, установленное на рабочую машину – CSP КриптоПро версии 4.0 и выше.
Примечание. В связи с переходом на применение алгоритмических схем генерации и верификации ЭП по новому ГОСТ Р 34.10-2012, работа с криптопровайдером версий 3.х, поддерживающим старые стандарты, далее не целесообразна. Подробнее об этом мы уже писали здесь.
До этого полезного изобретения, предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам необходимо было личное присутствие для оформления любой документации. С внедрением информационных технологий стало возможным удостоверять бумаги дистанционно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.
Цифровая запись, которая является индивидуальным доверительным штампом, представляет собой определенную комбинацию паролей и знаков. Она генерируется специальными программами, находится в файле, который прикрепляется к основному.
На сегодняшний день она котируется во всех инстанциях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.
Среди преимуществ:
- высокий уровень надежности и защиты от подделки;
- можно подавать документацию без личного посещения государственных и других инстанций;
- доступно участие в госзакупках и торгах, это обязательное условие для всех участников.
Для предпринимателей цифровой персональный код дает возможность в несколько раз ускорить подачу бумаг, открывает доступ к государственным закупкам.
e-Sign — это бесплатное приложение, которое позволяет легко подписывать документы Word и PDF в электронном виде, а также выполнять проверку цифровой подписи. С помощью этого онлайн-сервиса вы можете защитить свои документы от подделки и убедиться в их подлинности. Наше приложение идеально подходит для частных лиц, предприятий и организаций, которые хотят обеспечить целостность и подлинность своих файлов PDF и Word.
С ростом использования документов Word и PDF цифровая подпись становится важной мерой безопасности. Испытайте на себе удобство и безопасность цифровых подписей.
Почему стоит выбрать наше приложение для ваших потребностей в цифровой подписи?
- Простота в использовании: наш удобный интерфейс упрощает работу с документами с цифровой подписью.
- Безопасность: мы используем новейшие методы шифрования и аутентификации, чтобы гарантировать защиту ваших документов.
- Универсальность: это приложение поддерживает форматы файлов DOCX, DOC, ODT и PDF, что делает его идеальным решением для широкого круга задач.
- Бесплатно: наше приложение можно использовать совершенно бесплатно, что делает его доступным для всех.
Как создать квалифицированную электронную подпись
Квалифицированный сертификат ЭЦП представляет собой подтверждение ее подлинности; создать его можно при помощи ресурсов удостоверяющего центра.
Сертификат содержит следующие данные: уникальный номер, фамилия, имя и отчество владельца, срок действия. Если владелец сертификата – организация, будет указан ее адрес.
Помимо этого, обозначаются ключ, которым КЭП может быть проверена, точные наименования ее средств, адрес удостоверяющего центра (аккредитованного). Могут быть отмечены ограничения в использовании сертификата (при их наличии).
Для права выдавать сертификаты электронной подписи удостоверяющий центр должен иметь не только аккредитацию, но и одобренные службами безопасности средства для создания ЭЦП.
Электронная цифровая подпись представляет собой набор символов в текстовом формате, поэтому поместить ее можно на любом носителе. Однако для правильного функционирования, необходимо соответствующее программное обеспечение. Поэтому логично хранить файл в следующих местах:
-
Локальные хранилища операционной системы
Это наиболее простой и самый экономичный способ хранения электронной подписи. Такие хранилища предусмотрены в каждой ОС. При установленном Windows, подпись будет размещаться в его реестре. Однако у этого способа есть несколько недостатков. Воспользоваться подписью можно только на компьютере, где она храниться. А в случае повреждения или переустановки операционной системы, доступ к электронной подписи будет утерян. Для пользования подписью, размещенной в ОС, необходима установка криптопровайдера. Это программа, преобразовывающая криптографические алгоритмы.
-
Токены
Это устройство, внешне напоминающее флешку, предназначенное для безопасного хранения ЭЦП. Как и любой другой носитель, токен имеет ограниченный объем памяти, он варьируется от 32Кб до 256Кб. Обычно один сертификат требует от 4 до 10Кб, поэтому Вы можете самостоятельно рассчитать, сколько подписей вместиться в данный носитель. Для полноценной работы с подписью в этом случае тоже требуется наличие криптопровайдера. В 2023 году в наличии есть токены со встроенным программным обеспечением, они имеют маркировку ЭЦП или ГОСТ.
-
Хранилища облачного типа
В этом варианте ЭЦП размещается на удаленном сервисе. При этом доступ к ней осуществляется посредством специального интерфейса API, либо через привязку к номеру мобильного телефона (подписать можно путем отправки СМС). Это значительно оптимизирует работу с электронной подписью, не требует специализированного программного обеспечения, да и наличия компьютера вообще. Управлять всеми действиями можно напрямую через мобильный телефон. Из минусов данного способа — не все государственные организации принимают на рассмотрение документы, подписанные облачной ЭЦП.
Инструкция по подаче документов для регистрации ИП
Пошаговый план открытия ИП. Требования к документам. Способы подачи и получения документов.
Читать статью Инструкция по подаче документов для регистрации ООО
Пошаговый план открытия ООО. Требования налоговой к документам. Способы подачи и получения документов…
ЭЦП для портала Госуслуг
При частом пользовании государственными и муниципальными услугами стоит разобраться как самостоятельно сделать электронную подпись для физлица:
- зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить все необходимые данные;
- с подтверждающими документами (паспорт, СНИЛС) обратиться Центр обслуживания или в отделение Почты России;
- другой вариант — клиентам Сбербанка, Тинькофф банка и Почта-банка подтвердить данные можно через интернет-приложение данных банков.
Зачем нужна электронная подпись?
Электронной подписью активно пользуются представители бизнеса — директора компаний, руководители направлений и предприниматели. Этот инструмент позволяет им удалённо подписывать договоры с контрагентами, отправлять документы в госучреждения и многое другое.
Но ЭП также может быть полезна и для физических лиц. С её помощью можно:
- Получать услуги через портал Госуслуг.
- Отправлять документы по удалёнке работодателю.
- Заверять налоговые декларации для получения вычета.
- Дистанционно подавать заявление на зачисление в вуз.
- Отправлять жалобы и иски в суд.
- Получать патенты, регистрировать юрлица и так далее.
ЭЦП — средство защиты документа, которое содержит информацию об авторе и гарантию, что после подписания изменения в документ не вносились. Её выдают физическим и юридическим лицам. В случае с юрлицами подпись делается на руководителя (или другое ответственное лицо).
Чем полезна электронная подпись:
-
упрощает внутренний документооборот компании;
-
сокращает время сдачи отчетности в контролирующие органы;
-
позволяет участвовать в торгах и тендерах;
-
подходит для подписания документов при урегулировании споров в Арбитражном суде;
-
дает возможность гражданам пользоваться всем функционалом портала «Госуслуги».
Как сделать электронную подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — современный инструмент, позволяющий владельцу совершать различные виды сделок, заверять официальные документы, удостоверять свою волю в электронном виде. Сфера применения ЭЦП постоянно расширяется. Создание электронной подписи позволяет экономить время и финансы, решать большой спектр задач прямо с рабочего или домашнего компьютера
ЭЦП является аналогом физической подписи человека. Она уникальна, что подтверждается специальным сертификатом.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, имеет абсолютно равную юридическую силу с бумажным, заверенным фактической подписью.
Ключ электронной подписи привязан к паспортным данным конкретного человека, его помещают на специальный носитель Рутокен (флешку). Вопрос, как создать электронную подпись, неразрывно связан с видами и степенями компетентности ЭЦП.
Цифровая подпись — достаточно сложный механизм, вникать в работу которого обычному пользователю нет никакой необходимости. Гораздо важнее разобраться с видами ЭЦП и их практическими особенностями. Понимание особенностей каждой разновидности поможет заказать оптимальный вариант и не потратить лишние деньги.
Первый вид — простая электронная или ПЭП. Это настолько простой и незащищённый вариант, что он существует без физического носителя. Такие подписи одноразовые и хорошо знакомы почти всем держателям банковских карт. Понятный пример ПЭП — это код, который вы получаете в смс, когда хотите купить что-то в интернет-магазине. Не оформляются специально, а создаются автоматически по необходимости.
Неквалифицированные электронные подписи или НЭП — уже более продвинутый вариант ЭЦП. Выдаётся на отдельном устройстве. Подтверждает личность владельца, а также показывает, редактировался ли документ после визы. Состоит из двух частей: открытой и закрытой. Закрытая остаётся у собственника, ею он работает и подписывает документы. Открытая часть ключа ЭЦП предназначена для партнёров и контрагентов: ею он проверяют подлинность подписи.
НЭП — оптимальное решение для тендеров по государственным закупкам. При использовании как аналога физической подписи стороны должны заключить между собой соглашение.
Наиболее защищённую ЭЦП — квалифицированную или КЭП — мы подробнее рассмотрим в специальном разделе ниже. В общем, можно отметить, что именно КЭП наиболее полноценна, потому что считается заменой обычной подписи. Если гражданин или бизнесмен планирует много использовать ЭЦП, стоит остановиться именно на квалифицированной разновидности.
Sig-файл электронной подписи — это расширение, в котором сохраняется подписанный документ.
Установка специальных программ для работы с ЭП
Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.
Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.
В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.
На выбор программа может предлагать такие пункты, как:
- Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
- Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
- Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.
Как сделать электронную печать и подпись?
Обычно руководство по получению услуги «Как создать ключ электронной подписи» публикуется на порталах АСЦК. Оно включает в себя несколько шагов, выполнив которые заявитель получает подпись:
- На первом этапе производится подготовка пакета документов.
- Второй этап в инструкции «Как сделать ключ электронной подписи» состоит в заполнении анкетных данных и других сведений в электронном формате (онлайн). Обычно руководство называется, например, так: «Как и где сделать цифровую подпись?» или «Как изготовить печать и подпись в электронном виде» и тому подобное. Там же расположены анкеты.
- На третьем этапе предлагается выполнить звонок по контактному телефону горячей линии, чтобы позже прийти на встречу в назначенное время.
- При получении платной подписи на следующем этапе, после посещения центра сертификации, следует оплатить выдачу подписи. При получении усиленной защищенной подписи рекомендуется использовать другую инструкцию — «Как сделать усиленную электронную подпись?»